In dit document vindt u informatie met betrekking tot hoe de geautomatiseerde import van cliëntgegevens medewerkergegevens vanuit het cliëntbeheersysteem ONS/Nedap naar TriasWeb wordt geïmplementeerd en wat dit voor u betekent. Uitvoering van dit document zorgt ervoor dat de gegevens van cliënten medewerkers die u bijhoudt in ONS/Nedap automatisch in TriasWeb worden gezet. U hoeft dan niet meer zelf gegevens te importeren via de beheerschermen. Bovendien kunnen melders een cliënt selecteren wanneer ze een melding doen.
Procesbeschrijving
Om deze import te realiseren, maken we gebruik van een beveiligde verbinding tussen TriasWeb en ONS Nedap. Om deze verbinding op te zetten is een certificaat nodig. Dit certificaat zorgt ervoor dat de verbinding beveiligd is, maar ook dat we alleen bij uw gegevens kunnen. Natuurlijk geeft Nedap niet zomaar toestemming aan ons om uw gegevens op te vragen. Daarom moet de start van de aanvraag vanuit uw organisatie plaatsvinden. Op basis van uw goedkeuring stuurt Nedap ons een certificaat voor onze importserver. Samen met de afspraken die we met Nedap gemaakt hebben over waarvoor we uw gegevens precies mogen gebruiken en welke gegevens we kunnen ophalen, creëren we een veilige wijze om uw gegevens te importeren in TriasWeb. De import gebeurt via een webservice die enige malen per dag draait. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten medewerkers in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten medewerkers gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb. Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslachtmedewerkernaam en e-mailadres. Wanneer u gebruik maakt van Strikte Autorisatie kunt u ook afdelingscodes laten importeren.
Wat verandert er binnen TriasWeb
Indien u voorheen nog geen gebruik maakte van een handmatige of een geautomatiseerde cliëntgegevensimport, veranderen de volgende zaken:
- Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden. Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
- Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
Functionaliteit
Nieuwe cliënten
Het cliëntnummer Er verandert functioneel niets in TriasWeb wanneer u gebruik gaat maken van een geautomatiseerde import van medewerkergegevens uit ONS/Nedap.
Verwerking van gegevens
Nieuwe medewerkers
Het e-mailadres is de sleutel. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliëntmedewerker. Het cliëntnummer e-mailadres en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.
Bestaande cliënten medewerkers
De update van bestaande cliënten medewerkers gaat op basis van cliëntnummere-mailadres. Indien het cliëntnummer e-mailadres bekend is in TriasWeb (de cliënt medewerkers is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in ONS staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden Eventuele afdelingsgegevens worden ook overschreven. Het cliëntnummer e-mailadres wordt niet gewijzigd.
Cliënten uit zorg
Cliënten Het wijzigen van een e-mailadres dient handmatig te gebeuren via het gebruikersbeheerscherm.
Medewerkers uit dienst
Medewerkers die niet in zorg zijn (de datum van importeren ligt niet tussen 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS) dienst zijn worden gedeactiveerd in TriasWeb. Dat betekent dat de cliënt medewerker niet meer te selecteren is bij het doen van een meldingin kan loggen. De meldingen die bij van deze cliënten horen medewerkers zijn nog wel aanwezig. Ook analyses kunnen nog steeds gedaan worden voor deze cliënten.Cliënten Medewerkers die niet in ONS aanwezig zijn zijn maar wel in TriasWeb staan worden gedeactiveerd. De beheerder van TriasWeb binnen uw organisatie kan dit voorkomen door bij de desbetreffende cliënt medewerker de optie 'Niet handmatig deactiveren' aan te zetten in het cliëntbeheerschermmedewerkerbeheerscherm.
Indien u geen gebruik maakt van 'datum in zorgdienst' en 'datum uit zorgdienst' in ONS, worden alle aanwezige cliënten geïmporteerd en geactiveerd.
Waarschuwingse-mails
U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.
Procedure
Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.
Uw organisatie | Triaspect |
U maakt een ticket aan bij Nedap Healthcare ten behoeve van een geautomatiseerde koppeling met TriasWeb. Hierin dient vermeld te worden om welke koppeling het gaat (dus Triaspect) en om welke klantomgeving (dus uw organisatie). U krijgt een klantcode terug. Die stuurt u naar uw contactpersoon bij Triaspect. |
|
| Wij vragen een certificaat aan bij Nedap op basis van uw klantcode. Met dit certificaat doen wij een testimport in een tijdelijke testomgeving van TriasWeb waar slechts uw organisatie op dat moment bij kan. |
| U verifieert of de juiste gegevens op de juiste plek in TriasWeb terugkomen. U geeft aan ons door of dat zo is. |
|
| U geeft aan naar welk e-mailadres eventuele waarschuwingse-mail mails verstuurd moeten worden | |
| Wij stellen de waarschuwingse-mails in volgens uw wensen. | |
| Wij stemmen met u af wanneer we de koppeling 'live' op uw omgeving laten inlopen. |
...