...
U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers. Indien gewenst i.v.m. privacygevoeligheid van de cliëntgegevens doen we dat via VPN (Virtual Private Network). In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestand met cliëntgegevens. Onze servers lezen enige malen per dag de map uit en verwerken de bestanden. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Cliënten die uit zorg zijn worden gedeactiveerd. Uw bestand wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt.
Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht en eventueel de afdeling(en) van de cliënt.
...
- Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden. Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
- Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
Cliëntenbestand
Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren gegevens.
De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:
- De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn (geen datum verwerken dus).
- Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM) ofwel UNICODE/Unicode (16).
- Kolommen in willekeurige volgorde.
- Het is niet erg als er in het bestand meer kolommen staan dan verwerkt dienen te worden, zolang daar maar geen gevoelige persoonsgegevens staan (ihkv de AVG)
- BSN-nummers mogen niet aanwezig zijn.
- Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
- Gebruik van kopregel is optioneel.
...
- Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
- Voornaam/voorletters (tekstveld, optioneel).
- Tussenvoegsels (tekstveld, optioneel).
- Achternaam (tekstveld, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven).
- Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj, optioneel).
- Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw), optioneel).
Voorbeeld bestand met 1 kopregel
clientnr;naam;initialen;tussenvoegsels;geboortedatum;geslacht;afdelingen 100001; Appel - de Bron; J.;; 17-04-1942; 1;AF2,P5 A100002; Breezand; P.V.; van der; 03-04-1971; 0;J66 B100003; Krammers – van Banten; J.; van der; 07-11-1921; 0;J66 |
...
Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde.
U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.
clientnr;naam;initialen;tussenvoegsels;geboortedatum;geslacht;afdelingen 100001; Appel - de Bron; J.;; 17-04-1942; 1;AF2,P5 A100002; Breezand; P.V.; van der; 03-04-1971; 0;J66 B100003; Krammers – van Banten; J.; van der; 07-11-1921; 0;J66 |
Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel
Code | Naam | Geboortedatum | Geslacht | Aan te leveren als |
B100003 | Krammers, van der– Banten van, J | 07-11-1921 | Vrouw | B100003; Krammers, van der– Banten van, J; ; ; 07-11-1921; 0 |
| B100003 | J. van der Krammers - van Banten | 07-11-1921 | Vrouw | B100003; J. van der Krammers van Banten; ; ; 07-11-1921; 0 |
...
Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb. De cliënt wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (de cliënt kan gekozen worden bij het doen van een melding). De cliënt wordt, indien u gebruik maakt van Strikte Autorisatie de autorisatiemodus, ook gekoppeld aan de afdelingen die zijn meegegeven. Deze afdelingen dienen wel eerst door de beheerder ingevoerd te worden in TriasWeb.
...
(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de cliënt voor de import gedeactiveerd, dan blijft de cliënt in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meergeselecteerd meer geselecteerd kan worden bij het doen van een melding. Dit gebruiken we als u niet alle cliënten van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe cliënten. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u cliënten NIET automatisch wilt activeren)
...
Indien gewenst kunnen we de SFTP verbinding opzetten met public key authenticatie. We ondersteunen diverse Diverse algoritmes worden ondersteund.
Workflow
Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.
...