Page Comparison

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde tot hoe de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit uw het cliëntbeheersysteem ONS/Nedap naar TriasWeb wordt geïmplementeerd en wat dit voor u betekent. Uitvoering van dit document zorgt ervoor dat de gegevens van cliënten die u bijhoudt in ONS/Nedap automatisch in TriasWeb worden gezet. U verzoekt Nedap om een certificaat dat toegang verstrekt tot uw gegevens. Dit certificaat verstrekt u aan ons, wij gebruiken het om uw cliëntgegevens in TriasWeb te importeren middels een webservice, dit doen wij om het uurU hoeft dan niet meer zelf gegevens te importeren via de beheerschermen. Bovendien kunnen melders een cliënt selecteren wanneer ze een melding doen.

Procesbeschrijving

Om deze import te realiseren, maken we gebruik van een beveiligde verbinding tussen TriasWeb en ONS Nedap. Om deze verbinding op te zetten is een certificaat nodig. Dit certificaat zorgt ervoor dat de verbinding beveiligd is, maar ook dat we alleen bij uw gegevens kunnen. Natuurlijk geeft Nedap niet zomaar toestemming aan ons om uw gegevens op te vragen. Daarom moet de start van de aanvraag vanuit uw organisatie plaatsvinden. Op basis van uw goedkeuring stuurt Nedap ons een certificaat voor onze importserver. Samen met de afspraken die we met Nedap gemaakt hebben over waarvoor we uw gegevens precies mogen gebruiken en welke gegevens we kunnen ophalen, creëren we een veilige wijze om uw gegevens te importeren in TriasWeb. De import gebeurt via een webservice die enige malen per dag draait. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb. Op verzoek kunnen we clienten die langer dan

•  Uitzoeken of clienten gedeactiveerd moeten/kunnen worden. Ja, kan obv configuratie en dan careenddate+7

...

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht. Er worden dus geen koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd, en een of meer koppelcodes per client. De koppelcodes zijn alleen relevant en worden alleen geïmporteerd indien uw organisatie gebruik maakt van de autorisatiescope.

Wat verandert er binnen

...

TriasWeb

Indien u voorheen nog geen gebruik maakte van een handmatige of een geautomatiseerde cliëntgegevensimport, veranderen de volgende zaken:

• Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden.

   

  Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.

• Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.

• Zie voor meer uitleg deze pagina.

Cliëntenbestand

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
• Voornaam/voorletters (tekstveld).
• Tussenvoegsels (tekstveld).
• Achternaam (tekstveld, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven.).
• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj).
• Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw)).

De cliënten in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.

Voorbeeld bestand met 1 kopregel

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde. U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.

...

Functionaliteit

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.

...

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand ONS staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Ontslagen cliënten

Het is niet mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. We kunnen wel een afspraak maken om bijvoorbeeld eens per jaar alle cliënten waaraan geen melding hangt te verwijderen. Omdat daarna de geautomatiseerde cliëntimport weer zal lopen, heeft u dan een up-to-date cliëntenbestand in TriasWeb zitten.

...

Cliënten uit zorg

Cliënten die niet in zorg zijn (de datum van importeren ligt niet tussen 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS) worden gedeactiveerd in TriasWeb. Dat betekent dat de cliënt niet meer te selecteren is bij het doen van een melding. De meldingen die bij deze cliënten horen zijn nog wel aanwezig. Ook analyses kunnen nog steeds gedaan worden voor deze cliënten. Cliënten die niet in ONS aanwezig zijn maar wel in TriasWeb staan worden gedeactiveerd. De beheerder van TriasWeb binnen uw organisatie kan dit voorkomen door bij de desbetreffende cliënt de optie 'Niet handmatig deactiveren' aan te zetten in het cliëntbeheerscherm.

Soms moet er nog een melding gemaakt worden op een cliënt nadat deze uit zorg is. Om cliënten uit zorg nog te kunnen gebruiken in nieuwe meldingen, dient u bij ons aan te geven na hoeveel dagen u cliënten die uit zorg zijn, wilt deactiveren in TriasWeb.

Indien u geen gebruik maakt van 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS, worden alle aanwezige cliënten geïmporteerd en geactiveerd.

Waarschuwingse-mails

U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

Procedure

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.

...