Waar kan ik een verbeteractie aanmaken?
U kunt op verschillende plaatsen acties aanmaken
- Via de tegel op het Meldplein, indien deze aanwezig is.
- Via menu 'Verbeteren – Mijn verbeteracties' kunt u acties aanmaken.
- U kunt acties aanmaken bij meldingen waarbij u betrokken bent als melder, meelezer of afhandelaar. De melding wordt dan meteen gekoppeld aan de verbeteractie.
- Via 'Menu Melden – Meldhistorie' kunt u een verbeteractie aanmaken bij de meldingen die u hebt gedaan en die afgehandeld of geregistreerd zijn
- Via 'Menu Melden – Afhandelhistorie' kunt u een verbeteractie aanmaken bij door u afgehandelde of geregistreerde meldingen
- Via 'Risicoprofielen – Teamprofiel & advies – Teamscan' kunt u maatregelen/verbeteracties per actiepunt aanmaken
De basisvragen van een verbeteractie
De vragen die gesteld worden tijdens het invullen van een verbeteractie worden door uw organisatie bepaald. Opmerkingen daarover kunt u kenbaar maken bij uw beheerder van TriasWeb.
Een aantal vragen komt altijd terug:
- Melding. Hier kunt u meldingen koppelen aan de verbeteractie. Wanneer u de verbeteracties start vanuit een melding, wordt deze automatisch gekoppeld. U kunt dan wel extra meldingen toevoegen.
- Titel. Vul hier het probleem in, zodat iemand die de verbeteracties doorzoekt op goede oplossingen, daar ook iets aan heeft.
- Knelpunt. Vul hier zo volledig mogelijk in wat het probleem en de ongewenste gevolgen daarvan zijn
- Aanpak. Vul hier in hoe u het gaat aanpakken om het probleem op te lossen. Schrijf het zo op dat iemand die hetzelfde probleem heeft op zijn eigen afdeling, het na kan doen.
- Deadlines. Overleg hierover met anderen. Dingen veranderen kost meestal meert tijd dan je denkt. Als de actie ingediend/gestart is, kunt u de deadline in uw agenda opnemen door op de link achter de datum te klikken.
- Uitvoeren van de actie. Hier kunt u kiezen of u zelf verantwoordelijk bent voor controle en evaluatie van de actie of dat u dat aan iemand anders overlaat. Degene die verantwoordelijk is voor de actie krijgt een e-mail en ziet de actie in het scherm ‘Mijn verbeteracties’. Deze persoon is dan ook verantwoordelijk voor de evaluatie of afhandeling van de actie. Zie hiervoor Een verbeteractie uitvoeren, Een verbeteractie evalueren.
Koppeling van verbeteracties
Het is mogelijk om verbeteracties te koppelen aan meldingen, aan andere verbeteracties en aan verbeterplannen.
- Een reden een verbeteractie te koppelen aan een melding is dat de melder dan de verbeteractie ook ziet in zijn of haar meldingenoverzicht. Zo kan hij of zij de voortgang van de verbeteractie gemakkelijk volgen. De melder, de afhandelaar en de meelezers van de melding krijgen een e-mail van TriasWeb met daarin dat de betreffende melding aan een verbeteractie is gekoppeld.
- Een reden om een verbeteractie te koppelen aan een verbeteractie kan zijn dat u een actie heeft gevonden via het scherm Analyseren verbeteracties waarvan u dacht: dit gaat op onze afdeling ook werken. Stel dat u de aanpak iets wijzigt, waardoor de actie op uw afdeling meer kans van slagen heeft. Het zou mooi zijn als anderen, die de verbeteractie ook op hun afdeling willen uitvoeren, dan beide versies van de actie zien.
- Een reden om een verbeteractie te koppelen aan een verbeterplan kan zijn dat er meerdere acties nodig zijn om een complex knelpunt op te lossen. Denk aan bijvoorbeeld het inwerkprogramma aanpassen. Dat zal bestaan uit meerder acties die door verschillende medewerkers uitgevoerd zullen gaan worden, en op verschillende momenten klaar zullen zijn. Het gehele plan kan dan afgesloten en geëvalueerd worden nadat alle acties die gekoppeld zijn aan het plan, zijn afgesloten.