Welke stappen zijn er bij het maken van een verbeteractie?
Verbeteren in TriasWeb bestaat uit een aantal stappen: eerst stelt u vast dat er een verbeteractie gemaakt moet worden. Dat doet u aan de hand van een specifieke melding of aan de hand van een analyse die u gedaan heeft. Daarna maakt u een verbeteractie aan. Die houdt u zelf of u geeft hem aan een ander. Degene die de verbeteractie gekregen heeft draagt zorg voor het uitvoeren ervan. Dat hoeft die persoon niet per se zelf te doen, het kan ook zijn dat deze persoon alleen toezicht houdt op de uitvoering. Na het uitvoeren moet de actie geëvalueerd worden. Dat is belangrijk, want hiermee voert u de C uit de PDCA-cyclus uit. Dat wordt vaak vergeten.
Waar kan ik een verbeteractie aanmaken?
Je kan op verschillende plaatsen acties aanmaken:
- Via de tegel op het Meldplein, indien deze aanwezig is.
- Via menu 'Verbeteren – Mijn verbeteracties'
- Acties aanmaken bij meldingen als betrokkene (melder, meelezer of afhandelaar). De melding wordt dan meteen gekoppeld aan de verbeteractie.
- Via 'Menu Melden – Meldhistorie' kan je een verbeteractie aanmaken bij de meldingen die je zelf hebt gemaakt hebt en die afgehandeld of geregistreerd zijn.
- Via 'Menu Melden – Afhandelhistorie' kan je een verbeteractie aanmaken bij een melding die door jou is afgehandeld of geregistreerd.
- Via 'Risicoprofielen – Teamprofiel & advies – Teamscan- Plan van aanpak' kan je maatregelen/verbeteracties per actiepunt aanmaken.
Welke basisvragen worden gesteld in de verbeteractie?
De vragen die gesteld worden tijdens het invullen van een verbeteractie zijn organisatie afhankelijk. Opmerkingen daarover kan je kenbaar maken bij de klantbeheerder van TriasWeb in de organisatie waar je werkt.
Een aantal vragen komt altijd terug:
- Melding. Hier kan je meldingen koppelen aan de verbeteractie. Wanneer je de verbeteracties start vanuit een melding, wordt deze automatisch gekoppeld. Je kan dan wel extra meldingen toevoegen.
- Titel. Vul hier het probleem in, zodat iemand die de verbeteracties doorzoekt op goede oplossingen, daar ook iets aan heeft.
- Knelpunt/huidige situatie. Vul hier zo volledig mogelijk in wat het probleem en de ongewenste gevolgen daarvan zijn
- Aanpak/ gewenste situatie. Vul hier alle acties in die je gaat ondernemen om het probleem op te lossen. Schrijf het zo op dat iemand die hetzelfde probleem heeft op zijn eigen afdeling, het na kan doen.
- Deadlines. Overleg hierover met anderen. Dingen veranderen kost meestal meer tijd dan je denkt. Als de actie ingediend/gestart is, kan je de deadline in uw agenda opnemen door op de link achter de datum te klikken. Er wordt een bestand gedownload waarop je kunt klikken en waarmee je de actie in je agenda zet.
- Uitvoeren van de actie. Hier kan je kiezen of jijzelf verantwoordelijk bent voor controle en evaluatie van de actie of dat je dat aan iemand anders overdraagt. Degene die verantwoordelijk is voor de actie krijgt een e-mail en ziet de actie in het scherm ‘Mijn verbeteracties’. Deze persoon is dan ook verantwoordelijk voor de evaluatie of afhandeling van de actie. Zie hiervoor Een verbeteractie uitvoeren, Een verbeteractie evalueren.
Hoe worden verbeteracties gekoppeld?
Het is mogelijk om verbeteracties te koppelen aan meldingen, aan andere verbeteracties en aan verbeterplannen.
- Een reden een verbeteractie te koppelen aan een melding is dat de melder dan de verbeteractie ook ziet in zijn of haar meldingenoverzicht. Zo kan hij of zij de voortgang van de verbeteractie gemakkelijk volgen. De melder, de afhandelaar en de meelezers van de melding krijgen een e-mail van TriasWeb met daarin dat de betreffende melding aan een verbeteractie is gekoppeld.
- Een reden om een verbeteractie te koppelen aan een verbeteractie kan zijn dat je een actie hebt gevonden via het scherm Analyseren verbeteracties waarvan je denkt: dit gaat op onze afdeling ook werken. Stel dat je de aanpak iets wijzigt, waardoor de actie op jouw afdeling meer kans van slagen heeft. Het zou mooi zijn als anderen, die de verbeteractie ook op hun afdeling willen uitvoeren, dan beide versies van de actie zien.
- Een reden om een verbeteractie te koppelen aan een verbeterplan kan zijn dat er meerdere acties nodig zijn om een complex knelpunt op te lossen. Denk aan bijvoorbeeld het inwerkprogramma aanpassen. Dat zal bestaan uit meerder acties die door verschillende medewerkers uitgevoerd zullen gaan worden, en op verschillende momenten klaar zullen zijn. Het gehele plan kan dan afgesloten en geëvalueerd worden nadat alle acties die gekoppeld zijn aan het plan, zijn afgesloten.