Geautomatiseerde Import Nedap ONS Cliëntgegevens

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit uw cliëntbeheersysteem Nedap naar TriasWeb.

U verzoekt Nedap om een certificaat dat toegang verstrekt tot uw gegevens. Dit certificaat verstrekt u aan ons, wij gebruiken het om uw cliëntgegevens in TriasWeb te importeren middels een webservice, dit doen wij om het uur. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb. Op verzoek kunnen we clienten die langer dan

• Uitzoeken of clienten gedeactiveerd moeten/kunnen worden. Ja, kan obv configuratie en dan careenddate+7

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht. Er worden dus geen koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Wat verandert er binnen Triasweb

• Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden.  Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
• Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
• Zie voor meer uitleg deze pagina.

Cliëntenbestand

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
• Voornaam/voorletters (tekstveld).
• Tussenvoegsels (tekstveld).
• Achternaam (tekstveld, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven.).
• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj).
• Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw)).

De cliënten in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.

Voorbeeld bestand met 1 kopregel

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde. U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.

Verwerken van gegevens

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.

Bestaande cliënten

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Ontslagen cliënten

Het is niet mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. We kunnen wel een afspraak maken om bijvoorbeeld eens per jaar alle cliënten waaraan geen melding hangt te verwijderen. Omdat daarna de geautomatiseerde cliëntimport weer zal lopen, heeft u dan een up-to-date cliëntenbestand in TriasWeb zitten.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.