Vervangende afhandelaar instellen voor jezelf

Veelgestelde vragen

Hoe werkt het?

Als je een vervanger instelt, worden meldingen die vanaf dat moment worden ingediend, doorgestuurd naar de nieuwe afhandelaar. Jouw vervanger krijgt de afhandelingen in Mijn afhandelingen. Zelf krijg je nog een kopie van de melding in Mijn meldingen ter informatie.

De melder ziet, vlak voordat de melding ingediend wordt, naar wie de melding toe gaat. Daar komt dan de naam van jouw vervanger te staan.

Op het moment dat je de vervangende afhandelaar weer uitschakelt (zie kopje Hoe annuleer ik een vervangende afhandelaar), worden alle meldingen die vanaf dat moment worden ingediend, weer naar jou gestuurd. De meldingen die nog bij jouw vervanger in behandeling zijn, worden niet automatisch naar jou toegestuurd. Jouw vervangende afhandelaar kan ze wel naar jou overdragen.

De vervangende afhandelaar krijgt een email als de vervanging ingesteld wordt, een mail als de vervanging begint en een email wanneer deze weer uitgezet wordt.

Wie kan een vervanger instellen?

Iedereen die meldingen kan afhandelen kan ook een vervangende afhandelaar inschakelen.

Een uitzondering is de gedelegeerde. Een gedelegeerde kan geen vervanger instellen voor de meldingen die hij of zij als gedelegeerde kan afhandelen. Een gedelegeerde kan wel een vervangende afhandelaar instellen voor de meldingen die hij of zij als afhandelaar krijgt.

Een gedelegeerde kan wel vervangende afhandelaar zijn.

Hoe stel ik een vervangende afhandelaar in?

Via Mijn instellingen (rechts bovenin het scherm) kun je een vervangende afhandelaar instellen.

1. Klik op de link Vervangende afhandelaar.

2. Vink het vakje Ik ben afwezig aan als je geen datum wilt instellen.
   Vink het vakje Ik ben afwezig voor een specifieke periode aan als je een begindatum en een einddatum wilt instellen.

3. Er wordt een lijst zichtbaar met mogelijke vervangers. In deze lijst worden alle gebruikers getoond die meldingen kunnen afhandelen. Vraag dit an bij je beheerder.

4. Selecteer een afhandelaar en klik op opslaan.

Er wordt meteen een mail verstuurd naar de vervangende afhandelaar. Op de dag dat de vervanging begint en de dag dat de vervanging eindigt wordt de vervangende afhandelaar ook weer op de hoogte gebracht via mail.

Let op. Het kan zijn dat de persoon wel mag afhandelen, maar dat hij of zij niet geautoriseerd is voor een specifieke route of module. Jouw beheerder kan dit nakijken.

Hoe weet ik of ik zelf een vervangende afhandelaar ben?

Indien jij voor iemand anders de vervanger bent, kun je dat op deze pagina zien: voor wie en voor welke periode ben je vervanger. Als je zelf geen vervanger bent, dan staat er niets.

Hoe annuleer ik de vervangende afhandelaar?

Zet het vinkje Ik ben afwezig of Ik ben afwezig voor een specifieke periode uit en sla de wijziging op. Je hoeft de andere gegevens op de pagina niet te wissen.

Op de dag dat de vervanging geannuleerd wordt, wordt de vervangende afhandelaar op de hoogte gebracht via mail.

Kan ik een vervangende afhandelaar selecteren die zelf afwezig is?

Ja, dat kan. Jouw afhandelingen worden dan naar de afwezige vervanger gestuurd. Als deze afwezige vervanger ook weer een vervanger heeft, dan worden jouw afhandelingen niet doorgestuurd naar deze vervanger.

Waarom zie ik de collega die ik als vervanger wil kiezen, niet in de lijst staan?

Jouw autorisatiescope bepaalt wie jij hier ziet staan. Als de organisatie bepaalt dat die op afdelingsniveau staat, dan zie je hier alleen de afhandelaren van de afdelingen waaraan jij gekoppeld bent in TriasWeb. Als je een andere collega wilt kiezen, kun je klikken op Escaleren. Je krijgt dan tijdelijk toegang tot alle afhandelaren van jouw organisatie.

Wat is de Escaleren-knop?

Wanneer jouw autorisatiescope je beperkt in welke collega’s je kunt zien in de lijst, kun je deze knop gebruiken om alle mogelijke vervangers in de lijst te zien. Jouw autorisatie wordt dan tijdelijk uitgebreid naar de hele organisatie. Dit wordt in een audit-lijst gezet voor de beheerder.