Wat betekent Een vervanger instellen?
Een vervanger handelt de meldingen af, die jij als afhandelaar binnenkrijgt. Jouw vervanger krijgt de afhandelingen dus in Mijn afhandelingen. Zelf krijg je nog een kopie van de melding in Mijn meldingen ter informatie.
De melder ziet, vlak voordat de melding ingediend wordt, naar wie de melding toe gaat. Daar komt dan de naam van jouw vervanger te staan.
Op het moment dat je de vervangende afhandelaar weer uitschakelt (zie kopje Hoe annuleer ik een vervangende afhandelaar), worden alle meldingen die vanaf dat moment worden ingediend, weer naar jou gestuurd. De meldingen die nog bij jouw vervanger in behandeling zijn, worden niet automatisch naar jou toegestuurd. Jouw vervangende afhandelaar kan ze wel naar jou overdragen.
De vervangende afhandelaar krijgt een email als de vervanging ingesteld wordt, en een email wanneer deze weer uitgezet wordt.
Wie kan een vervanger instellen?
Iedereen die meldingen kan afhandelen kan ook een vervangende afhandelaar inschakelen.
Hoe stel ik een afhandelaar in?
Via Mijn instellingen (onder het hoofdje rechtsboven in het scherm) kun je een vervangende afhandelaar instellen. Klik op de link Vervanger instellen.
Vink het vakje Een vervanger instellen aan als je jouw afhandelingen wilt doorsturen naar een vervangende afhandelaar. Er wordt dan een lijst zichtbaar met mogelijke vervangers. In deze lijst worden alle gebruikers getoond die meldingen kunnen afhandelen. Selecteer een afhandelaar en klik op opslaan.
Er wordt een mail verstuurd naar de vervangende afhandelaar. Op de dag dat de vervanging eindigt wordt de vervangende afhandelaar ook weer op de hoogte gebracht via mail.
Kan ik voor volgende week een vervangende afhandelaar selecteren?
Als je een afhandelaar geselecteerd hebt (zie kopje Hoe stel ik een afhandelaar in?) kun je ook het vakje aanklikken waarbij staat Voor een specifieke periode instellen. Je krijgt daarna de mogelijkheid om een begin en een eind van de periode in te vullen.
Wanneer je op Opslaan klikt, wordt je als afwezig weergegeven tijdens de periode die je net hebt ingevuld.
Zowel op de dag van instellen als op de eerste dag van afwezigheid wordt er een mail verstuurd naar de vervangende afhandelaar. Op de dag dat de vervanging eindigt wordt de vervangende afhandelaar ook weer op de hoogte gebracht via mail.
Hoe weet ik of ik zelf een vervangende afhandelaar ben?
Indien jij voor iemand anders de vervanger bent kun je op deze pagina zien voor wie en voor welke periode. Als je zelf geen vervanger bent, dan staat er niets.
Waarom staat het vinkje Een vervanger instellen aan, terwijl ik niet afwezig ben?
Als je het vakje bij Vervanging voor een specifieke periode instellen aangevinkt hebt, dan kan het zijn dat jouw periode van afwezigheid in de toekomst ligt. Omdat dit mogelijk verwarrend kan zijn, hebben we ook nog een zinnetje neergezet of je wel of niet een vervanger hebt ingesteld.
Hoe annuleer ik de vervangende afhandelaar?
Zet het vinkje Een vervanger instellen uit en sla de wijziging op. Je hoeft de andere gegevens op de pagina niet te wissen.
Op de dag dat de vervanging geannuleerd wordt, wordt de vervangende afhandelaar op de hoogte gebracht via mail.
Kan ik een vervangende afhandelaar selecteren die zelf afwezig is?
Ja, dat kan. Jouw afhandelingen worden dan naar de afwezige vervanger gestuurd. Als deze afwezige vervanger ook weer een vervanger heeft, dan worden jouw afhandelingen niet doorgestuurd naar deze vervanger.