Inleiding
Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit uw cliëntbeheersysteem naar TriasWeb.
U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers. Indien gewenst i.v.m. privacygevoeligheid van de cliëntgegevens doen we dat via VPN (Virtual Private Network). In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestand met cliëntgegevens. Onze servers lezenenige lezen enige malen per dag de map uit en verwerken de bestanden. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Uw bestand wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in uw eigen uploadmap.
...
Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht. Er worden dus geen koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.
Wat verandert er binnen Triasweb
- Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden. Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
- Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
- Zie voor meer uitleg deze pagina.
Cliëntenbestand
Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren gegevens.
...
De cliënten in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.
Voorbeeld bestand met 1 kopregel
...
Code | Naam | Geboortedatum | Geslacht | Aan te leveren als |
B100003 | Krammers, van der– Banten van, J | 07-11-1921 | Vrouw | B100003; Krammers, van der– Banten van, J; ; ; 07-11-1921; 0 |
| B100003 | J. van der Krammers - van Banten | 07-11-1921 | Vrouw | B100003; J. van der Krammers van Banten; ; ; 07-11-1921; 0 |
Verwerken van gegevens
Nieuwe cliënten
Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.
...
Het is mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. Dat kan op twee manieren. Alle cliënten die niet in het bestand staan worden gedeactiveerd. Of u levert een tweede bestand aan met een andere titel maar dezelfde opbouw.
Workflow
Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.
...