Geautomatiseerde Import Cliëntgegevens

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit uw cliëntbeheersysteem naar TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers. Indien gewenst i.v.m. privacygevoeligheid van de cliëntgegevens doen we dat via VPN (Virtual Private Network). In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestand met cliëntgegevens. Onze servers lezenenige malen per dag de map uit en verwerken de bestanden. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Uw bestand wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in uw eigen uploadmap.

Het is niet mogelijk om via een automatische import bestaande cliënten te deactiveren.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht. Er worden dus geen koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Wat verandert er binnen Triasweb

• Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden.  Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
• Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
• Zie voor meer uitleg deze pagina.

Cliëntenbestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn: 

• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM) ofwel UNICODE.
• Maximaal 11 kolommen in het bestand (waaarvan er maximaal 6 worden ingelezen)
• Kolommen in willekeurige volgorde.
• Optioneel gebruik van kopregel (1 regel per bestand, niet herhalen op elke pagina)
• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
• Voornaam/voorletters (tekstveld, optioneel).
• Tussenvoegsels (tekstveld, optioneel).
• Achternaam (tekstveld, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven.).
• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj, optioneel).
• Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw), optioneel).

De cliënten in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.

Voorbeeld bestand met 1 kopregel

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde. U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.

Verwerken van gegevens

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.

Bestaande cliënten

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Ontslagen cliënten

Het is mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. Dat kan op twee manieren. Alle cliënten die niet in het bestand staan worden gedeactiveerd. Of u levert een tweede bestand aan met een andere titel maar dezelfde opbouw.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.