Page Comparison

Inleiding

...

U legt eenmalig een verbinding via sFTP sftp met een map op onze FTPftp-servers in Amsterdam. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd en medewerkers indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd. uitgeschakeld (dat betekent dat zij niet meer kunnen inloggen).

Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt. Alleen de naam en het U kunt er voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen personeelsnummer, naam, e-mailadres en afdeling van medewerkers worden kunnen via deze geautomatiseerde import verwerkt worden. Er worden dus geen rollen, autorisaties , of wachtwoorden of koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTPsftp) met daarin de te importeren/wijzigen e-mailadressen en de bijbehorende namengegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn

  (geen datum verwerken dus)

  , maar een datum toevoegen aan de bestandsnaam mag wel.

• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in

  UNICODE.Maximaal 8 kolommen in bestand

  unicode.

• Kolommen kunnen in

  elke

  willekeurige volgorde staan.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Er kunnen

  amar 2

  4 velden worden ingelezen:

  Naam van de medewerker en E-mailadres van de medewerker.

  personeelsnummer, naam, e-mailadres en de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen relevant indien uw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus.

Velden die worden ingelezen zijn :afhankelijk van op basis waarvan u wilt controleren of een gebruiker al aanwezig is in TriasWeb. U kunt dat doen op basis van personeelsnummer of op basis van e-mailadres.

• Personeelsnummer (tekstveld, standaard primaire sleutel)

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.

• E-mailadres (verplicht, uniek, voorheen mogelijke primaire sleutel, maar deze mogelijkheid wordt spoedig uitgefaseerd).

...

• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma, alleen indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus)

Voorbeeldbestand met kopregel

...

personeelsnummer;medewerkernaam;email

...

;afdelingen
P123456;Appel - de Bron, J.; jan.appel-debron@uworganisatie.nl

...

;AF2,P5,776;
J23-3333;Breezand, P.V. van der; pieter.victor.vanderbreezand@uworganisatie.nl;P5

Let op!

Als u gebruik wilt maken van het deactiveren van medewerkers die uit dienst zijn, dient u een tweede bestand aan te leveren volgens de specificaties hierboven. Op basis van de naam van het bestand beslist onze import service of de medewerkers geactiveerd of gedeactiveerd moeten worden. Noem het eerste bestand bijvoorbeeld 'medewerkers triasweb.csv' en het andere bestand 'medewerkers triasweb deactiveren.csv'.  Zie verder kopje ‘workflow’.

Verwerken van gegevens

Nieuwe medewerkers

Het e-mailadres is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de naam van de medewerker worden opgeslagen in TriasWeb. De medewerker wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (hij mag zich registreren en inloggen). De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol van Melder. Als een medewerker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. Ook moet de koppeling van een gebruiker aan een afdeling (bij afdelingshoofden) handmatig gedaan worden. Zie hiervoor de beheerdershandleiding in TriasWeb, onder het menukopje ‘Beheer’.

Bestaande medewerkers

De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen, autorisaties en koppelingen met afdelingen van bestaande medewerkers niet gewijzigd. Was de medewerker voor de import gedeactiveerd, dan blijft de medewerker in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer kan inloggen en niet meer kan registreren.

Medewerkers uit dienst

...

Waarschuwingse-mails

U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt of als er geen bestand bij ons is aangekomen, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

Beveiliging

Indien gewenst kan de sftp-verbinding opgezet worden met public key-authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.