Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import medewerkergegevens via sFTP

Inleiding

U legt eenmalig een verbinding via sftp met een map op onze ftp-servers. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Medewerkers die uit dienst zijn worden uitgeschakeld (dat betekent dat zij niet meer kunnen inloggen).

Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt. U kunt er voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen personeelsnummer, naam, e-mailadres en afdeling van medewerkers kunnen via deze geautomatiseerde import verwerkt worden. Er worden dus geen rollen, autorisaties of wachtwoorden geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sftp) met daarin de te importeren/wijzigen gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn, maar een datum toevoegen aan de bestandsnaam mag wel.

• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in unicode.

• Kolommen kunnen in willekeurige volgorde staan.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Er kunnen 4 velden worden ingelezen: personeelsnummer, naam, e-mailadres en de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen relevant indien uw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus.

Velden die worden ingelezen zijn afhankelijk van op basis waarvan u wilt controleren of een gebruiker al aanwezig is in TriasWeb. U kunt dat doen op basis van personeelsnummer of op basis van e-mailadres.

• Personeelsnummer (tekstveld, standaard primaire sleutel)

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.

• E-mailadres (verplicht, uniek, voorheen mogelijke primaire sleutel, maar deze mogelijkheid wordt spoedig uitgefaseerd).

• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma, alleen indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus)

Voorbeeldbestand met kopregel

Waarschuwingse-mails

U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt of als er geen bestand bij ons is aangekomen, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

Beveiliging

Indien gewenst kan de sftp-verbinding opgezet worden met public key-authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.