Verplaatsen
Meldingen kunnen hiermee van de ene afdeling (team) naar de andere afdeling (team) worden verplaatst. De melding wordt dan onder de nieuwe afdeling getoond in de analyses en rapportages. De melding gaat hiermee niet naar de afhandelaar van de nieuwe afdeling, zie het tabblad "Overhevelen".
- Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval wordt de huidige afdeling automatisch ingevuld.
- Je kunt een melding ook zoeken door de huidige afdeling te selecteren. Aan de sterretjes zie je dat het invullen van de organisatie-onderdelen verplicht is om een melding te kunnen verplaatsen. Vul deze onderdelen in en klik op "zoeken".
- Onderaan zie je nu alle meldingen die aan de betreffende afdeling gekoppeld zijn. Eventueel gefilterd op type melding en status, indien je die velden ook hebt ingevuld.
- Selecteer nu de afdeling en bijbehorende organisatie-onderdelen waar de melding naartoe moet en klik op de knop "Bewerken".
- Selecteer de juiste melding(en) die je wilt verplaatsen en klik op "Bewaar". De melding is nu verplaatst.
- Tip: door op de melding te klikken, klapt de melding open en kun je zien of je de juiste melding hebt geselecteerd.
Overhevelen
Meldingen kunnen hiermee van de ene afhandelaar naar de andere afhandelaar worden verplaatst. De nieuwe afhandelaar krijgt hierna een mail dat er een melding door de beheerder naar hen is overgeheveld.
- Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval wordt de huidige afdeling automatisch ingevuld.
- Je kunt een melding zoeken door de afhandelaar te selecteren. Dit wordt bij sommige organisaties "Zoek leidinggevende" en bij anderen "Zoek afhandelaar" genoemd. Type de naam in, klik op "Zoeken" en selecteer de juiste uit de lijst.
- Klik vervolgens op "Zoek meldingen".
- Onderaan zie je nu alle meldingen die aan deze afhandelaar gekoppeld zijn voor de afhandeling.
- Selecteer nu de afhandelaar waar de melding naartoe moet en klik op de knop "Bewerken".
- Selecteer de juiste melding(en) die je wilt overhevelen en klik op "Bewaar". De melding is nu overgeheveld.
- Tip: door op de melding te klikken, klapt de melding open en kun je zien of je de juiste melding hebt geselecteerd.
Status omzetten
De kolom 'Status' kan een aantal waarden bevatten:
- Open/Concept betekent dat de melding nog niet is ingediend. Tijdens het invullen van de melding heeft u op de knop Bewaren en verlaten geklikt omdat u op dat moment de melding niet kon afmaken. Niemand anders dan de melder, in dit geval u zelf, kan deze onvoltooide melding inzien. Maakt uw organisatie gebruik van groepsaccounts, dan kan iedereen die in TriasWeb inlogt met dit groepsaccount deze melding zien. U kunt de melding openen door erop te klikken. Dan kunt u ervoor kiezen om de melding af te maken, uit te printen of te verwijderen. Naast u kan alleen de interne beheerder deze melding verwijderen.
- Ingediend betekent dat u de melding definitief hebt verstuurd. Niets en niemand kan de inhoud van deze melding nu nog wijzigen. Wel kan later de afhandelaar een aantal onderdelen van de melding aanpassen. Uw antwoorden blijven echter intact.
- In behandeling: uw melding is door de afhandelaar bij wie u de melding heeft ingediend in behandeling genomen. Wanneer u de melding opent door hem aan te klikken in de lijst, kunt u precies zien wat de afhandelaar heeft toegevoegd of gewijzigd. U krijgt steeds wanneer er iets is gedaan met uw melding een e-mailbericht op het e-mailadres waarmee u inlogt in TriasWeb. Daarin staan gegevens zoals het meldingsnummer en de status van de melding, maar ook wie de melding in behandeling heeft.
- Afgehandeld: De afhandelaar heeft uw melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Bij sommige meldingen zijn er vragen voor de afhandelaar toegevoegd over bijvoorbeld kosten van het incident. Deze vragen en de antwoorden van de afhandelaar kunt u ook zien.
- Geregistreerd: In sommige gevallen wordt de melding niet afgehandeld maar geregistreerd. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Bij het registreren van een melding neemt de afhandelaar de verantwoordelijkheid voor de melding en wordt de data opgenomen in de database.