Meldingsbeheer
Welke meldingen kan ik beheren?
Je kunt de meldingen zien van routes waarbij de eigenschap ‘Mag analyseren’ aangevinkt is. Je kunt dit bekijken en wijzigen op twee manieren:
per route onder Beheren - Autorisatie - Routes - klik op het cijfer in de kolom ‘Autorisaties’
per rol onder Beheren - Autorisatie - Rollen - klik op het cijfer in de kolom ‘Routes’
Hoe verplaats ik een melding van de ene afdeling naar de andere afdeling?
Dit kan met het tabblad verplaatsen bij meldingsbeheer. Meldingen kunnen hiermee van de ene afdeling (team) naar de andere afdeling (team) worden verplaatst. De melding wordt dan onder de nieuwe afdeling getoond in de analyses en rapportages. De melding gaat hiermee niet naar de afhandelaar van de nieuwe afdeling, zie het tabblad "Afhandelaar aanpassen". Dit betekent ook dat gedelegeerden van de originele afdeling deze melding niet meer kunnen oppakken. Immers, zij zijn gedelegeerd voor een afhandelaar voor een afdeling.
Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval wordt de huidige afdeling automatisch ingevuld.
Je kunt een melding ook zoeken door de huidige afdeling te selecteren. Aan de sterretjes zie je dat het invullen van de organisatie-onderdelen verplicht is om een melding te kunnen verplaatsen. Vul deze onderdelen in en klik op "zoeken".
Onderaan zie je nu alle meldingen die aan de betreffende afdeling gekoppeld zijn. Eventueel gefilterd op type melding en status, indien je die velden ook hebt ingevuld.
Selecteer nu de afdeling en bijbehorende organisatie-onderdelen waar de melding naartoe moet en klik op de knop "Bewerken".
Selecteer de juiste melding(en) die je wilt verplaatsen en klik op "Bewaar". De melding is nu verplaatst.
Tips:
Door op de melding te klikken, klapt de melding open en kun je zien of je de juiste melding hebt geselecteerd.
Nu worden er tot maximaal 100 meldingen getoond zonder inhoud van de meldingen te kunnen zien. Met het vinkje 'Inhoud melding tonen' kun je de inhoud van de meldingen zichtbaar maken. Dan worden er maximaal 10 meldingen getoond.
Hoe pas ik de afhandelaar van een melding aan?
Dit kan met het tabblad afhandelaar aanpassen bij meldingsbeheer. Meldingen kunnen hiermee van de ene afhandelaar naar de andere afhandelaar worden verplaatst. De nieuwe afhandelaar krijgt hierna een mail dat er een melding door de beheerder naar hen is overgeheveld. De afdeling van de melding verandert hierdoor niet. Dit betekent ook dat gedelegeerden van de originele afdeling deze melding niet meer kunnen oppakken. Immers, zij zijn gedelegeerd voor aan afhandelaar voor een afdeling.
Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval worden de overige gegevens automatisch ingevuld.
Je kunt een melding zoeken door de afhandelaar te selecteren. Dit wordt bij sommige organisaties "Zoek leidinggevende" en bij anderen "Zoek afhandelaar" genoemd. Type de naam in, klik op "Zoeken" en selecteer de juiste uit de lijst.
Klik vervolgens op "Zoek meldingen".
Onderaan zie je nu alle meldingen die aan deze afhandelaar gekoppeld zijn voor de afhandeling.
Selecteer nu de afhandelaar waar de melding naartoe moet en klik op de knop "Bewerken".
Selecteer de juiste melding(en) die je wilt overhevelen en klik op "Bewaar". De melding is nu overgeheveld.
Tips:
Door op de melding te klikken, klapt de melding open en kun je zien of je de juiste melding hebt geselecteerd.
Nu worden er tot maximaal 100 meldingen getoond zonder inhoud van de meldingen te kunnen zien. Met het vinkje 'Inhoud melding tonen' kun je de inhoud van de meldingen zichtbaar maken. Dan worden er maximaal 10 meldingen getoond.
Hoe zet ik de status van een melding om?
Dit kan met het tabblad status omzetten bij meldingsbeheer.
Hiermee kan de status van meldingen gewijzigd worden. Bijvoorbeeld:
Een melding is al afgehandeld, maar er moet toch nog iets gewijzigd worden, bijvoorbeeld de schade/het letsel. In dat geval moet de status van "Afgehandeld" naar "In behandeling" gewijzigd worden. De afhandelaar of gedelegeerde blijft gelijk.
Een melding is al ingediend, maar er moet toch nog iets gewijzigd worden door de melder. In dat geval moet de status van "Ingediend" naar "Open" gewijzigd worden. De melding kan daarna worden opgepakt door de afhandelaar of een gedelegeerde.
Oude meldingen die niet afgehandeld of geregistreerd zijn moeten alsnog geregistreerd worden. In dat geval moet de melding van "Ingediend" naar "Geregistreerd" gewijzigd worden. In dat geval wordt de afhandelaar de eigenaar.
De kolom 'Status' kan een aantal waarden bevatten:
Open/Concept betekent dat de melding nog niet is ingediend. Tijdens het invullen van de melding heeft u op de knop Bewaren en verlaten geklikt omdat u op dat moment de melding niet kon afmaken. Niemand anders dan de melder, in dit geval u zelf, kan deze onvoltooide melding inzien. Maakt uw organisatie gebruik van groepsaccounts, dan kan iedereen die in TriasWeb inlogt met dit groepsaccount deze melding zien. U kunt de melding openen door erop te klikken. Dan kunt u ervoor kiezen om de melding af te maken, uit te printen of te verwijderen. Naast u kan alleen de interne beheerder deze melding verwijderen.
Ingediend betekent dat u de melding definitief hebt verstuurd. Niets en niemand kan de inhoud van deze melding nu nog wijzigen. Wel kan later de afhandelaar of een gedelegeerde een aantal onderdelen aan de melding toevoegen. Uw antwoorden blijven echter intact.
In behandeling: uw melding is door de afhandelaar bij wie u de melding heeft ingediend of de gedelegeerde van de afhandelaar in behandeling genomen. Wanneer u de melding opent door hem aan te klikken in de lijst, kunt u precies zien wat de afhandelaar of gedelegeerde heeft toegevoegd of gewijzigd. U krijgt steeds wanneer er iets is gedaan met uw melding een e-mailbericht op het e-mailadres waarmee u inlogt in TriasWeb. Daarin staan gegevens zoals het meldingsnummer en de status van de melding, maar ook wie de melding in behandeling heeft.
Afgehandeld: De afhandelaar of gedelegeerde heeft uw melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Bij sommige meldingen zijn er vragen voor de afhandelaar toegevoegd over bijvoorbeeld kosten van het incident. Deze vragen en de antwoorden van de afhandelaar kunt u ook zien.
Geregistreerd: In sommige gevallen wordt de melding niet afgehandeld maar geregistreerd. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Bij het registreren van een melding neemt de afhandelaar de verantwoordelijkheid voor de melding en wordt de data opgenomen in de database.
Doorgegeven: Een melding kan door een afhandelaar worden doorgegeven aan een collega afhandelaar ter afhandeling. De melding krijgt dan de status Doorgegeven. In meldingsbeheer is het niet mogelijk een melding deze status te geven.
Een status wijzigen:
Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval worden de overige gegevens automatisch ingevuld.
Indien je geen nummer hebt, dien je de huidige status bij "Status 'van'" in te vullen, evenals de bijbehorende organisatie-onderdelen waar de melding aangekoppeld is.
Klik op "Zoek Meldingen"
Selecteer de status waar de melding naartoe moet bij "Status 'naar'" en klik op bewerken.
Selecteer de betreffende melding en klik op "Bewaar".
Tips:
Door op de melding te klikken, klapt de melding open en kun je zien of je de juiste melding hebt geselecteerd.
Nu worden er tot maximaal 100 meldingen getoond zonder inhoud van de meldingen te kunnen zien. Met het vinkje 'Inhoud melding tonen' kun je de inhoud van de meldingen zichtbaar maken. Dan worden er maximaal 10 meldingen getoond.
Hoe verwijder ik een melding uit TriasWeb?
Een melding kan ook worden verwijderd uit TriasWeb.
Je kunt een melding zoeken op nummer, in dat geval wordt de huidige afdeling automatisch ingevuld.
Je kunt een melding ook zoeken door de huidige afdeling te selecteren. Aan de sterretjes zie je dat het invullen van de organisatie-onderdelen verplicht is om een melding te kunnen verplaatsen. Vul deze onderdelen in en klik op "zoeken".
Onderaan zie je nu alle meldingen die aan de betreffende afdeling gekoppeld zijn. Eventueel gefilterd op type melding en status, indien je die velden ook hebt ingevuld.
Klik op "Bewerken".
Selecteer de betreffende melding(en).
Klik op "Bewaar".
De melding is nu verwijderd.
Let op: je kunt maar 10 meldingen in één keer verwijderen om fouten te voorkomen.
Tip:
Nu worden er tot maximaal 100 meldingen getoond zonder inhoud van de meldingen te kunnen zien. Met het vinkje 'Inhoud melding tonen' kun je de inhoud van de meldingen zichtbaar maken. Dan worden er maximaal 10 meldingen getoond.