Hoe werkt het scherm afdelingsconfiguratie?
Het scherm Afdelingen beheren bestaat uit drie tabs. Op de eerste tab kunt u afdelingen beheren. Op de tweede tab kunt u gebruikers (medewerkers) aan de afdeling koppelen en op de derde tab kunt u cliënten aan de afdeling koppelen. Meer informatie over wat dat precies betekent voor de werking van TriasWeb kunt u vinden op de pagina Strikte Autorisatie.
Het scherm is standaard alleen zichtbaar voor de klantbeheerder. U kunt het echter zo instellen dat gebruiker met de rol afdelingsbeheerder of hoger ook afdelingen kunnen beheren. Dit kunt u instellen op het scherm Menu beheren.
 | |
| 1 | Deze tab geeft u overzicht over de afdelingen die binnen uw organisatie al zijn aangemaakt en geeft de mogelijkheid om afdelingen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. |
| 2 | Selecteer de organisatie-eenheid en locatie waarde desbetreffende afdeling aan gekoppeld is |
| 3 | Selecteer de afdeling uit de lijst indien gewenst. |
| 4 | Klik op een van de knoppen om een actie te starten.
|
| 5 | Vul de naam van de afdeling in. De namen van de afdelingen worden getoond in sommige grafieken en tabellen. Hoe langer de naam is, hoe minder ruimte er voor de grafiek over blijft op de afbeelding. Probeer de namen dus kort te houden. |
| 6 | De afdeling wordt automatisch gekoppeld aan de locatie die u heeft gekozen onder punt 2. Indien u dit niet wilt, kiest u hier een andere locatie. U mag geen andere locatie kiezen indien u afdelingsbeheerder bent. Daarvoor dient u de rol locatiebeheerder of hoger te hebben. |
| 7 | Een afdeling dient altijd een afhandelaar, als hoofdverantwoordelijke, te hebben, anders kunnen meldingen die op die afdeling gedaan worden door niemand opgepakt worden. Klik op selecteren om een lijst te zien van alle mogelijke afhandelaren binnen uw organisatie. Zit uw afhandelaar er niet tussen? Dan heeft deze medewerker waarschijnlijk niet de juiste rol. Kijk dan op het scherm Gebruikers beheren. Vanaf juli 2023 is dit veranderd. Het nog steeds verplicht om een gebruiker te koppelen aan een afdeling, maar de gebruiker hoeft geen afdelingsbeheerder meer te zijn. De enige eis voor de gekoppelde gebruiker is dat hij of zij een rol heeft met de permissie Mag afhandelen. U kunt nu ook meerdere afhandelaren koppelen aan een afdeling. Zie hiervoor de best practice: Best practice meerdere afhandelaren |
 | |
| 8 | Vul een deel van de naam van de medewerker in en klik op zoeken. Als u niets invult en meteen op zoeken klikt krijgt u een lijstje te zien van de eerste 50 medewerkers die de juiste rol hebben. |
| 9 | Selecteer de gebruiker |
| 10 | Klik op de knop Bewaren. U heeft nu de geselecteerde gebruiker bewaard, maar voordat u de pagina verlaat moet u nog de afdeling bewaren. |
| 11 | U mag een kostenplaats invullen |
| 12 | De optie 'Deactief voor meldingen' kunt u aanzetten indien u de afdeling niet meer wilt tonen in de lijst met afdelingen bij het doen van een melding (dus er kunnen geen nieuwe meldingen meer op gedaan worden) maar hem wel wilt zien en kunnen selecteren bij het analyseren van meldingen. Dit wordt vaak gebruikt als alternatief voor het verwijderen van een afdeling wanneer er nog meldingen aan gekoppeld zijn. |
| 13 | Wanneer u gebruik maakt van Strikte Autorisatie (u koppelt gebruikers en cliënten aan afdelingen) en ook van de geautomatiseerde gegevensimport (alle medewerkers en cliënten worden via een import in TriasWeb ingevoerd) dan dient u ervoor te zorgen dat de koppelcode die u hier invult, gelijk is aan de koppelcode(s) die u meegeeft bij de cliënten en medewerkers in de importbestanden. |
| 14 | Contactgegevens worden door Triaspect en TriasWeb niet gebruikt. U kunt deze invullen voor uw eigen gebruik, maar u kunt de velden ook leeg laten. |
| 15 | Bewaar uw wijzigingen (ook wanneer u de afdeling verwijderd heeft). |
 | |
| 16 | De bovenste tabel geeft de gekoppelde gebruikers weer. Daar staat de beheerder van de afdeling (de afhandelaar) altijd tussen. De afhandelaar kan zichzelf niet ontkoppelen van deze afdeling. |
| 17 | Wilt u gebruikers ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere gebruikers en klik op de knop 'Gebruikers ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde gebruikersimport met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde import dan de afdelingen overschrijft. |
| 18 | De onderste tabel geeft de gebruikers weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. U ziet hier alle gebruikers van de organisatie, ook als uw organisatie gebruik maakt van Strikte Autorisatie. |
| 19 | U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde gebruikers weergeven' aanklikken om alleen gebruikers te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. |
| 20 | Selecteer de gebruikers die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Gebruikers koppelen'. |
 | |
| 21 | De bovenste tabel geeft de gekoppelde cliënten weer. |
| 22 | Wilt u cliënten ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere cliënten en klik op de knop 'Cliënten ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde cliëntimport met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde import dan de afdelingen overschrijft. |
| 23 | De onderste tabel geeft de cliënten weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. U ziet hier alle cliënten van de organisatie, ook als uw organisatie gebruik maakt van Strikte Autorisatie. |
| 24 | U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde cliënten weergeven' aanklikken om alleen cliënten te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. |
| 25 | Selecteer de cliënten die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Cliënten koppelen'. |
| A | De afmeldlink. Deze is niet zichtbaar indien u automatisch ingelogd wordt via single sign-on. U wordt dan ook automatisch uitgelogd bij het uitloggen uit uw werkomgeving. |
| B | De link naar uw account. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. Dit is niet zichtbaar indien u automatisch ingelogd wordt, omdat uw wachtwoord voor TriasWeb dan gelijk is aan het wachtwoord van uw werkomgeving. |
| C | Het menu. U ziet slechts de onderdelen waarvoor u gemachtigd bent. |
| D | Het kruimelpad. U ziet hier waar u bent, en u kunt direct weer naar het Meldplein door op de link Meldplein/Verbeterplein te klikken. |
| E | Uitleg. Hier vindt u uitleg van het scherm en eventueel linkjes naar helppagina's. |
| F | Versienummer. Als u op de link klikt, gaat u naar een pagina met daarop de laatste wijzigingen in TriasWeb/Pythia/Team-O-Meter. |
Let op!
Ook kunt u deze afdelingen niet verwijderen. U kunt wel de optie 'deactief voor meldingen' aanvinken. Daarmee blijft de afdeling en de meldingen zichtbaar voor analyse, maar kunnen er geen nieuwe meldingen meer gekoppeld worden aan de afdeling.
U hoeft niet alle cliënten en medewerkers los te koppelen van een afdeling wanneer u de afdeling verwijdert. Dat gebeurt automatisch.