Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import medewerkergegevens via sFTP

Inleiding

In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van medewerkers vanuit uw medewerkerbeheersysteem in TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sftp met een map op onze ftp-servers. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd (dat betekent dat zij niet meer kunnen inloggen). Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt. U kunt er voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen personeelsnummer, naam, e-mailadres en afdeling van medewerkers kunnen via deze geautomatiseerde import verwerkt worden. Er worden dus geen rollen, autorisaties of wachtwoorden geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sftp) met daarin de te importeren/wijzigen gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn, maar een datum toevoegen aan de bestandsnaam mag wel.

• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in unicode.

• Kolommen kunnen in willekeurige volgorde staan.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Er kunnen maar 4 velden worden ingelezen: personeelsnummer, naam e-mailadres en de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen relevant indien uw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus.

Velden die worden ingelezen zijn afhankelijk van op basis waarvan u wilt controleren of een gebruiker al aanwezig is in TriasWeb. U kunt dat doen op basis van personeelsnummer of op basis van e-mailadres.

• Personeelsnummer (tekstveld, mogelijke primaire sleutel)

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.

• E-mailadres (verplicht, uniek, mogelijke primaire sleutel).

• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma, alleen indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus)

Voorbeeldbestand met kopregel

Verwerken van gegevens

Nieuwe gebruikers

Het e-mailadres of het personeelsnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres of het personeelsnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe gebruiker. De gegevens worden opgeslagen in TriasWeb. De gebruiker wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (mag een wachtwoord aanvragen en inloggen). De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol Melder. Als een gebruiker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. De gebruiker wordt, indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus, ook gekoppeld aan de afdelingen die zijn meegegeven. Deze afdelingen dienen wel eerst door de beheerder ingevoerd te worden in TriasWeb.

Bestaande gebruikers

De update van bestaande gebruikers gaat op basis van e-mailadres of personeelsnummer. Indien het e-mailadres of personeelsnummer bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), worden de gegevens in TriasWeb overschreven met de gegevens die in het bestand staan. De sleutel (e-mailadres of personeelsnummer) wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen en niet gewijzigd. Standaard worden gebruikers die in het aangeleverde bestand staan, geactiveerd. Zij hebben dan dus toegang tot TriasWeb. Ook indien de gebruiker voordien niet actief was (mocht niet inloggen) zal deze na de verwerking van het bestand actief zijn. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u gebruikers in het bestand WEL automatisch wilt activeren.

(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de gebruiker voor de import gedeactiveerd, dan blijft de gebruiker in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet kan inloggen en niet kan registreren. Dit gebruiken we als u niet alle gebruikers van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe gebruikers. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u gebruikers NIET automatisch wilt activeren)

Medewerkers uit dienst

Het is tevens mogelijk om geautomatiseerd gebruikers te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die gemaakt zijn door deze gebruiker nog wel blijven bestaan, maar dat de gebruiker niet meer kan inloggen. Ook hier is het e-mailadres of personeelsnummer de sleutel. Standaard worden alle medewerkers die in het aangeleverde bestand staan op actief gezet en indien nodig gewijzigd of anders toegevoegd. Alle medewerkers die wel in TriasWeb aanwezig zijn en niet in het aangeleverde bestand staan, worden gedeactiveerd. Als u handmatig een medewerker deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet.

Een externe gebruiker (bijvoorbeeld de apotheek) of een groepsaccount welke niet in het aangeleverde bestand staat, wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import. Dit kunt u voorkomen door voor die persoon of voor dat account in het gebruikersbeheerscherm het vakje 'Niet automatisch deactiveren' aan te vinken. U kunt ook als beheerder een lijst uitdraaien (via beheerdersrapportages) van alle gebruikers die  deze optie aan hebben staan.

(Indien gewenst kunnen gebruikers die gedeactiveerd moeten worden, in een apart bestand worden aangeleverd. Neem hiervoor contact op met info@triaspect.nl of uw contactpersoon binnen Triaspect).

Controle

U kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer uw bestand niet is aangekomen op onze server. Als parameter kunt u opgeven per hoeveel dagen dat moet gebeuren. Indien u eens per week de gegevens uploadt, wilt u niet elke dag een e-mail krijgen dat de gegevens niet zijn geüpload. U geeft dan aan dat u eens per 7 dagen een controle wilt doen. Wij kijken dan of er een bestand staat dat maximaal 7 dagen oud is. Als het bestand ouder is, dan is de laatste upload dus niet goed gegaan. Wanneer u elke dag uploadt is de waarde van de parameter altijd 1.

We kunnen ook kijken of de verwerking goed gegaan is, en u een e-mail sturen wanneer dat niet zo is. 

In de workflow onderaan dit document kunt u invullen of u hiervan gebruik wenst te maken.

Beveiliging

Indien gewenst kan de sftp-verbinding opgezet worden met public key-authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.