Hoe werkt de gebruikerssynchronisatie?
Het is mogelijk om medewerker/gebruiker gegevens in TriasWeb te synchroniseren met een bronsysteem. Dit kan middels de gebruikerssynchronisatie, hiermee wordt TriasWeb snel en gemakkelijk gekoppeld aan jullie bronsysteem waarin alle gebruikersgegevens staan. Een bronsysteem kan een HR systeem zijn of bijvoorbeeld Active Directory (AD).
Met verschillende systemen hebben wij een koppeling gerealiseerd met een API. Dit betekent dat wij rechtstreeks de gebruiker gegevens kunnen importeren vanuit het bronsysteem. Indien dit niet mogelijk is, kunnen we de gebruikers ook geautomatiseerd verwerken op basis van een gegevensbestand dat voor ons wordt klaargezet.
Enkele voordelen van de gebruikerssynchronisatie:
Nieuwe gebruikers worden automatisch aangemaakt.
Gebruikers die uit dienst zijn, worden automatisch gedeactiveerd.
Wijzigingen, zoals een aanpassing in de naamgeving, wordt automatisch bijgewerkt.
In combinatie met de autorisatiemodus, worden gebruikers direct gekoppeld aan de juiste organisatie-eenheden. Op deze manier wordt voorkomen dat gebruikers onterecht toegang hebben.
Minder foutgevoelig. Aanpassingen worden doorgevoerd in jullie bronsysteem en dit wordt automatisch doorgevoerd in TriasWeb.
API
Met AFAS en Nedap Ons is een koppeling gerealiseerd middels een API. Hierdoor kan TriasWeb de gebruikergegevens rechtstreeks uitlezen uit het bronssysteem. Dit is een directe koppeling waarbij er geen tussenkomst meer nodig is van een derde partij. De verbinding wordt opgezet middels het beveiligde https protocol en username/password en/of certificaat. Dit is afhankelijk van het bronsysteem.
Maak je gebruik van een ander systeem dat ook een API heeft? Neem dan contact op via de Service Desk of met jullie adviseur bij Triaspect om de mogelijkheden voor synchronisatie te bespreken.
Bestandskoppeling
Het is ook mogelijk om de gebruikergegevens te verwerken op basis van een csv of xml bestand. Zo wordt het mogelijk om vele verschillende bronnen aan te sluiten op TriasWeb. In het bestand moet de naam van de gebruiker en het e-mailadres staan. Indien gewenst kun je het personeelsnummer hieraan toevoegen. Als jullie gebruik maken van autorisatiemodus kun je ook de referenties naar de OE’s toevoegen zodat de gebruikers automatisch gekoppeld worden aan de juiste organisatie eenheden. Het bestand moet alle medewerkers bevatten die in dienst zijn. Als alternatief is het ook mogelijk om alleen de verschillen aan te leveren. In dat geval ontvangen we graag één bestand met nieuwe en gewijzigde gebruikers en één bestand met gebruikers die gedeactiveerd mogen worden. Middels een SFTP verbinding wordt het bestand bij ons aangeboden. Dit wordt beveiligd middels host certificaat, username/password en public key. Ook whitelisten we het IP adres van de client die het bestand verstuurd.
Interesse
Heb je interesse in deze koppeling? Neem dan contact op via de Service Desk of met je adviseur bij Triaspect.
Veelgestelde vragen
V: Hoe vaak vindt de synchronisatie plaats?
A: Dit is afhankelijk van jullie wensen. De standaard is vier keer per dag.
V: Ik heb een testgebruiker die ik actief wil houden, maar hij wordt telkens gedeactiveerd via de gebruikerssynchronisatie.
A: Er zijn 2 oplossingen. De gebruiker zou je toe kunnen voegen aan jullie bronsysteem zodat hij geactiveerd en gedeactiveerd wordt op basis van het bronsysteem. Een andere manier is door gebruik te maken van het vinkje “Niet automatisch deactiveren“, zie de handleiding Gebruikers.