In dit document vindt u informatie met betrekking tot hoe de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit het cliëntbeheersysteem ONS/Nedap naar TriasWeb wordt geïmplementeerd en wat dit voor u betekent. Uitvoering van dit document zorgt ervoor dat de gegevens van cliënten die u bijhoudt in ONS/Nedap automatisch in TriasWeb worden gezet. U hoeft dan niet meer zelf gegevens te importeren via de beheerschermen. Bovendien kunnen melders een cliënt selecteren wanneer ze een melding doen.
Procesbeschrijving
Om deze import te realiseren, maken we gebruik van een beveiligde verbinding tussen TriasWeb en ONS Nedap. Om deze verbinding op te zetten is een certificaat nodig. Dit certificaat zorgt ervoor dat de verbinding beveiligd is, maar ook dat we alleen bij uw gegevens kunnen. Natuurlijk geeft Nedap niet zomaar toestemming aan ons om uw gegevens op te vragen. Daarom moet de start van de aanvraag vanuit uw organisatie plaatsvinden. Op basis van uw goedkeuring stuurt Nedap ons een certificaat voor onze importserver. Samen met de afspraken die we met Nedap gemaakt hebben over waarvoor we uw gegevens precies mogen gebruiken en welke gegevens we kunnen ophalen, creëren we een veilige wijze om uw gegevens te importeren in TriasWeb. De import gebeurt via een webservice die enige malen per dag draait. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb. Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht, en een of meer koppelcodes per client. De koppelcodes zijn alleen relevant en worden alleen geïmporteerd indien uw organisatie gebruik maakt van de autorisatiemodus.
Wat verandert er binnen TriasWeb
Indien u voorheen nog geen gebruik maakte van een handmatige of een geautomatiseerde cliëntgegevensimport, veranderen de volgende zaken:
- Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden. Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
- Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.
Functionaliteit
Nieuwe cliënten
Het cliëntnummer is de sleutel. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.
Bestaande cliënten
De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in ONS staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.
Cliënten uit zorg
Cliënten die niet in zorg zijn (de datum van importeren ligt niet tussen 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS) worden gedeactiveerd in TriasWeb. Dat betekent dat de cliënt niet meer te selecteren is bij het doen van een melding. De meldingen die bij deze cliënten horen zijn nog wel aanwezig. Ook analyses kunnen nog steeds gedaan worden voor deze cliënten. Cliënten die niet in ONS aanwezig zijn maar wel in TriasWeb staan worden gedeactiveerd. De beheerder van TriasWeb binnen uw organisatie kan dit voorkomen door bij de desbetreffende cliënt de optie 'Niet handmatig deactiveren' aan te zetten in het cliëntbeheerscherm.
Soms moet er nog een melding gemaakt worden op een cliënt nadat deze uit zorg is. Om cliënten uit zorg nog te kunnen gebruiken in nieuwe meldingen, dient u bij ons aan te geven na hoeveel dagen u cliënten die uit zorg zijn, wilt deactiveren in TriasWeb.
Indien u geen gebruik maakt van 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS, worden alle aanwezige cliënten geïmporteerd en geactiveerd.
Waarschuwingse-mails
U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.
Procedure
Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.
Uw organisatie | Triaspect |
U maakt een ticket aan bij Nedap Healthcare ten behoeve van een geautomatiseerde koppeling met TriasWeb. Hierin dient vermeld te worden om welke koppeling het gaat (dus Triaspect) en om welke klantomgeving (dus uw organisatie). U krijgt een akkoord en klantcode terug voor de productieomgeving. Wilt u graag eerst testen op de testomgeving, vraag dan ook direct de klantcode terug voor de testomgeving. Deze codes stuurt u gezamenlijk met het ticketnummer van de aanvraag bij Nedap Healthcare, naar uw contactpersoon bij Triaspect. | |
Wij vragen een certificaat aan bij Nedap op basis van uw klantcode. Met dit certificaat doen wij een testimport in een tijdelijke testomgeving van TriasWeb waar slechts uw organisatie op dat moment bij kan. | |
| U verifieert of de juiste gegevens op de juiste plek in TriasWeb terugkomen. U geeft aan ons door of dat zo is. | |
| U geeft aan naar welk e-mailadres eventuele waarschuwingse-mail verstuurd moeten worden | |
| Wij stellen de waarschuwingse-mails in volgens uw wensen. | |
| U geeft aan hoeveel maanden na 'datum uit zorg' cliënten nog te selecteren moeten zijn bij het doen van een melding in TriasWeb. | |
Wij stemmen met u af wanneer we de koppeling 'live' op uw omgeving laten inlopen. |