Geautomatiseerde Import cliëntgegevens uit ONS/Nedap

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliëntgegevens vanuit het cliëntbeheersysteem Nedap naar TriasWeb.

Om deze import veilig te realiseren, maken we gebruik van een beveiligde verbinding tussen TriasWeb en ONS Nedap. Om deze verbinding op te zetten is een certificaat nodig. Dit certificaat zorgt ervoor dat de verbinding beveiligd is, maar ook voor dat we alleen bij uw gegevens kunnen. Natuurlijk geeft Nedap niet zomaar toestemming aan ons om uw gegevens op te vragen. Daarom moet de start van de aanvraag vanuit uw organisatie plaatsvinden. In de tabel onderaan dit document staat hoe dat precies moet. 

Wanneer wij het certificaat klaar hebben gebruiken wij het om uw cliëntgegevens in TriasWeb te importeren middels een webservice, dit doen wij om het uur. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht. Er worden pas vanaf medio 2017 koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd en gedeactiveerd.

Wat verandert er binnen Triasweb

• Bij het doen van een melding kan een cliëntnummer/cliëntnaam geselecteerd worden. Deze gegevens worden geanonimiseerd in uitgeprinte meldingen. Ze worden ook geanonimiseerd voor alle gebruikers behalve de melder en de afhandelaar van de specifieke melding.
• Bij analyseren kunnen medewerkers met de rol klantbeheerder of de rol cliëntbeheerder grafieken of rapportages maken op basis van cliëntnaam of cliëntnummer. Dit wordt namelijk een extra selectiecriterium in het analysescherm. Aantallen per cliënt zijn zichtbaar in de rapportages, data per cliënt zijn zichtbaar in de grafieken.

Cliëntenbestand

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
• Naam. De schrijfwijze die u hanteert in ONS wordt door ons overgenomen.
• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj).
• Geslacht (M = man, V= Vrouw).
• Afdelingscodes (vanaf medio 2017)

De cliënten in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.

Verwerken van gegevens

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.

Bestaande cliënten

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Ook het geslacht en de geboortedatum worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Cliënten uit zorg

Cliënten die niet meer in zorg zijn worden gedeactiveerd in TriasWeb. De meldingen die bij deze cliënten horen zijn nog wel actief. Cliënten die niet in ONS aanwezig zijn (die handmatig zijn toegevoegd aan TriasWeb) worden ook gedeactiveerd. Indien u geen gebruik maakt van 'datum in zorg' en 'datum uit zorg' in ONS, worden alle aanwezige cliënten geïmporteerd.

Procedure

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.