Organisatiestructuur
Waar moet ik aan denken bij het inrichten van de organisatiestructuur?
Voordat u hiermee begint heeft u de eerst beheerderstraining gevolgd. Tijdens die training heeft u gesproken over wat de gevolgen zijn voor het aanmaken van uw organisatiestructuur in TriasWeb. De organisatieonderdelen worden gebruikt om
het niveau van rapportage te bepalen: In TriasWeb kunt u per afdeling, locatie en organisatie gemakkelijk rapportages uitdraaien. De doorklikdonut wordt op een of meerdere afdelingen van slechts 1 locatie tegelijkertijd gemaakt. U kunt zelf afdelingen van verschillende locaties selecteren in de diepgaande analyses.
de melding te plaatsen binnen de gehele organisatie. Bij het doen van een melding wordt door de melder een locatie gekozen waar het incident betrekking op heeft. Dit is meestal de afdeling waar de client verblijft, de plek waar het gebeurd is of de afdeling waarop de medewerker werkt. De melding komt in de analyses naar boven op deze afdeling.
de verantwoordelijke te informeren. De afhandelaar van de afdeling is verantwoordelijk voor het behandelen van de meldingen. De afhandelaar kan het afhandelen van meldingen delegeren aan Verder kunnen er (bijvoorbeeld bij hoog-risico-meldingen of ernstige schade-meldingen) e-mails gestuurd worden naar de medewerker die gekoppeld is aan het hogerliggende onderdeel: bijvoorbeeld van afdeling A naar locatie A en/of van afdeling A naar organisatie A.
Waar u verder aan moet denken bij het invoeren van de organisatiestructuur in TriasWeb is het volgende:
Het is belangrijk dat de medewerker precies weet welke afdeling hij of zij moet kiezen. Wanneer de melder op zoek moet gaan naar de juiste afdeling, kan dat de meldingsbereidheid schaden.
Aangezien de afdelings-, locatie- en organisatienamen gebruikt worden in de grafieken, is het van belang ze zo kort mogelijk te houden.
Het eerste niveau is al aangemaakt bij de initiële inrichting door Triaspect.
U heeft 4 niveaus tot uw beschikking, waarvan de totale organisatie de hoogste is, en de teams het laagste niveau zijn. U kunt er nog een of twee niveaus tussen zetten.
U begint met het aanmaken van wat wij noemen hoofdorganisatie(s). Dit niveau wordt ook wel regio of dienst genoemd. Dat doet u onder 'Beheer - Organisaties beheren'. Voor meer informatie kunt u de pagina Organisaties bekijken.
Onder elke hoofdorganisatie(s) maakt u locaties aan. Dat doet u onder 'Beheer - Locaties beheren'. Voor meer informatie kunt u de pagina Locaties bekijken.
Onder locaties maakt u afdelingen of teams aan. Dat doet u onder 'Beheer - Afdelingen beheren'. Voor meer informatie kunt u de pagina Afdelingen bekijken.
Voor elke afdeling moet er een afhandelaar zijn. Wanneer u bij een afdeling een afhandelaar wilt selecteren, ziet u een lijst met alle gebruikers met de rol afdelingsbeheerder of hoger. Wanneer uw gebruiker er niet tussen staat kunt u via ' Beheer - Gebruikersbeheer' controleren of de gebruiker wel de juiste rol heeft. Zo niet, dan kunt u de rol aanpassen en de gebruiker alsnog selecteren als afhandelaar.
Er is geen importmogelijkheid voor uw organisatiestructuur. U dient zelf alle organisaties, locaties en afdelingen aan te maken via de schermen organisaties beheren, locaties beheren en afdelingen beheren.