Totaalanalyse

Zoeken op nummer

In het scherm totaalanalyse (ook wel "Analyseren meldingen" genoemd) kan er gezocht worden op een specifieke melding door op het meldingsnummer te zoeken.

Filteren op meldingen

In het scherm totaalanalyse (ook wel "Analyseren meldingen" genoemd) kan er gezocht worden op een specifieke melding of een set aan meldingen door specifieke filtering toe te passen. Er kan gezocht worden op:

• Een type melding op het meldplein
  
  1. Na het selecteren van bijvoorbeeld de incidentmelding kan er vervolgens gefilterd worden op een (of meerdere) specifiek type incident(en).
  2. Na het selecteren van bijvoorbeeld de incidentmelding kan er vervolgens gefilterd worden op specifieke vragen en antwoorden.
• Een specifieke cliënt
  Analyseren op naam van een cliënt kan alleen indien u daartoe geautoriseerd bent. Dit geldt doorgaans voor medewerkers met de rol van cliëntbeheerder/-analist of klantbeheerder. Tevens kan de autorisatie binnen uw organisatie zo ingericht zijn dat u alleen kunt analyseren op cliënten die gekoppeld zijn aan uw afdeling of locatie. 
  
  Type de naam of letters uit de naam van de cliënt waarnaar u op zoek bent in en selecteer de juiste cliënt uit de lijst. 
  
  
• Zoekterm
  In het veld zoekterm kunt u zelf een willekeurige zoekterm intypen, bijvoorbeeld "tillift". 
  
• Status
  In het veld status kunt u zoeken op verschillende statussen van meldingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende statussen:
  1. Ingediend: de melding is ingediend bij de afhandelaar en verder is er nog niets mee gebeurd. 
  2. In behandeling: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding in behandeling genomen en halverwege opgeslagen. De melding is nog niet volledig afgehandeld. 
  3. Overgedragen: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding overgedragen aan een ander. De melding is nog niet afgehandeld.
  4. Geregistreerd: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding direct geregistreerd. Er is geen extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar.
  5. Afgehandeld: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding in behandeling genomen en daarna afgehandeld. Er is extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar. Mogelijk zijn er ook extra meelezers door de afhandelaar toegevoegd of is er een verbeteractie aan de melding gekoppeld. 
     
     Let op: open/concept meldingen worden niet meegenomen in de analyse. Pas als de melding is ingediend, kan de melding worden geanalyseerd. Om open meldingen terug te vinden, kijk bij meldingsbeheer (speciaal voor beheerders). 
• Organisatieonderdeel of -onderdelen
  Als u hier niks instelt, wordt er niet gefilterd en wordt er gezocht in alle organisatie eenheden. Er kan gefilterd worden op één of meerdere organisatieonderdelen. Indien u op meerdere onderdelen wilt filteren verschijnt er een link "Maak een selectie". Klik op de link en zet vinkjes voor de organisatieonderdelen waarop u wilt filteren. Hiermee kunt u bijvoorbeeld filteren op alle dagbestedingsafdelingen binnen uw organisatie. Klink onderaan uw selectie op de knop "opslaan" of "terug". (De benaming verschilt soms. Beide knoppen slaan de selectie op en gaan terug naar de totaalanalyse.)
  
• Risicofactor
  Selecteer één of meerdere risicofactoren waarop u filtering wilt toepassen. Bijvoorbeeld alleen risicofactor 2 en 3 om de incidenten met een hoog risico te bekijken/analyseren. 
  
• Datumtype
  Doorgaans wordt er geanalyseerd op incidentdatum: de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden. Er kan echter ook geanalyseerd worden op mutatiedatum: datum waarop de melding voor het laatst van status is gewijzigd. In de meeste gevallen heeft de incidentdatum de voorkeur en daarom kunt u deze filtering meestal ongewijzigd laten. 
  
• Periode
  De periode staat standaard ingesteld op deze maand. Klikt u op het pijltje dan kan er voor andere voorgedefinieerde periodes gekozen worden, bijvoorbeeld "dit kwartaal". U kunt ook zelf een periode invoeren. Kies dan eerst voor de optie "vrije keuze". Pas dan kunt u typen in de "van" en "t/m" datumvelden. 
• Verbeteracties
  Ten slotte kan er gefilterd worden op meldingen met gekoppelde verbeteracties. Door bijvoorbeeld eerst een analyse te maken van alle medicatie-incidenten op een afdeling in het huidige jaar zonder gekoppelde verbeteracties en daarna dezelfde zoekactie met gekoppelde verbeteracties, ziet u op hoeveel meldingen er wel en niet een verbeteractie is ingezet. 
  

Zoeken

Vergeet niet om na uw selectie op de knop "Zoeken" rechtsonder te klikken. Doet u dit niet, dan worden de resultaten niet ververst. 

Zoeken binnen de huidige set

De knop zoeken binnen de huidige set wordt geactiveerd indien er bovenaan een vraag en tenminste een antwoord is geselecteerd, en daarna op de knop zoeken is geklikt. U kunt vervolgens binnen de eerste filtering verder zoeken op een antwoord op een andere vraag, bijvoorbeeld:

1. Type melding: meld een incident
2. Type melding: vallen
3. Vraag en antwoord: wie zijn er betrokken (betrokkenen) → antwoord cliënt
4. Periode: vorig jaar
5. Zoeken
6. Vraag en antwoord: schade incident → antwoorden ernstig en fataal
7. Zoeken binnen de huidige set

Nu vinden we alle valincidenten van vorig jaar waarbij een cliënt betrokken is geweest met de schade ernstig of fataal. 

CSV export

Dit is een export van alle meldingsgegevens naar Excel. De knop CSV export wordt geactiveerd indien bovenaan een type melding is geselecteerd en daarna op zoeken is geklikt. Ieder type melding bestaat namelijk uit een andere set aan kolommen in de CSV export.

Grafieken

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in grafieken.

• Groeperen
  Grafieken kunnen gegroepeerd worden op organisatieonderdeel. Zo kunnen bijvoorbeeld afdelingen met elkaar vergeleken worden indien u kiest voor afdeling. Indien u kiest voor locatie worden de geselecteerde locaties met elkaar vergeleken, etc. 
• Afzetten tegen
  Tevens kunnen de gegevens in de grafieken afgezet worden tegen de gegevens van een andere periode. Heeft u in de totaalanalyse op kwartaal geselecteerd dan kunt u hier een ander kwartaal kiezen om de gegevens tegen af te zetten. Indien u een jaar heeft geselecteerd dan kunnen de gegevens worden afgezet tegen een ander jaar. 

• Grafiekopties
  1. Totalen per organisatieonderdeel
     Hierbij wordt gekeken naar het type organisatieonderdeel dat u hierboven bij "Groeperen op" geselecteerd hebt. U krijgt een grafiek met balken van aantallen meldingen per organisatieonderdeel. 
     
     
  2. Totalen per organisatieonderdeel per type melding
     U krijgt een overzicht van de aantallen per type melding per organisatieonderdeel. Hierbij wordt gekeken naar het type organisatieonderdeel dat u hierboven bij "Groeperen op" geselecteerd hebt. Maakt uw organisatie gebruik van een integrale meldmodule? Dan kunt u bij totaalanalyse bij type melding deze module selecteren. Vervolgens krijgt u een overzicht van de aantallen per type incident per organisatieonderdeel. 
     
  3. Totalen per organisatieonderdeel per meldstatus
     Hierbij krijgt u van uw selectie het aantal meldingen per organisatieonderdeel per status. Zie bovenin dit document de uitleg over de verschillende statussen. 
     
  4. Totalen per organisatieonderdeel per risicofactor
     Hierbij krijgt u van uw selectie het aantal meldingen per organisatieonderdeel per risicofactor.
     
  5. Totalen per organisatieonderdeel per vraag/antwoordcombinatie
     Deze grafiekoptie wordt pas geactiveerd als u bij totaalanalyse een type melding en een vraag heeft geselecteerd. U krijgt dan een overzicht van de aantallen per antwoord op de vraag per organisatieonderdeel. 
     
     
  6. Gemiddelden per organisatieonderdeel per vraag/antwoordcombinatie
     Deze grafiekoptie wordt pas geactiveerd als u bij totaalanalyse een type melding en een vraag heeft geselecteerd waarbij het antwoord een cijfer is. Bijvoorbeeld: "wat is de impact van het incident op jou?". U krijgt dan het gemiddelde cijfer per organisatieonderdeel. Tevens ziet u tussen haakjes per organisatieonderdeel van hoeveel meldingen het cijfer een gemiddelde is. 
     
     
  7. Totalen per periode
     Hierbij krijgt u een lijngrafiek van de totalen per periode. Heeft u op alle meldingen van het jaar gezocht, dan ontvangt u een weergave voor alle maanden van het jaar. Heeft u op alle meldingen van een kwartaal gezocht, dan ontvangt u een weergave voor alle maanden van dat kwartaal. 
     Als u hebt gekozen voor afzetten tegen een andere priode dan krijgt u twee lijnen te zien. Onderaan in de legenda wordt weergeven welke periode door welke kleur vertegenwoordigd wordt. 
     
  8. Totalen per etmaal
     Hierbij krijgt u een lijngrafiek van de totalen per uur in een etmaal.
     
  9. Gemiddelde doorlooptijd in dagen per organisatieonderdeel
     Hierbij krijgt u een grafiek van de gemiddelde doorlooptijd van de meldingen per organisatieonderdeel. De doorlooptijd is verdeeld in vier onderdelen: 
     1. Incidentdatum tot aanmaakdatum: periode tussen de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden en datum waarop de melding is gemaakt. 
     2. Aanmaakdatum tot indiendatum: periode tussen het aanmaken van de melding en het indienen van de melding (indien tussendoor op "Bewaren en verlaten" is geklikt).
     3. Indiendatum tot in behandelingsdatum: periode tussen het indienen van de melding en de datum waarop de melding door de afhandelaar in behandeling is genomen. 
     4. In behandelingsdatum tot afronddatum: periode tussen de datum waarop de afhandelaar de melding in behandeling heeft genomen en de melding daadwerkelijk afgehandeld is (indien tussendoor op "Bewaren en verlaten" is geklikt). 
        

Rapportages

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in rapportages.

• Groeperen
  Grafieken kunnen gegroepeerd worden op organisatieonderdeel. Zo kunnen bijvoorbeeld afdelingen met elkaar vergeleken worden indien u kiest voor afdeling. Indien u kiest voor locatie worden de geselecteerde locaties met elkaar vergeleken, etc. 
• Rapportagekeuze
  1. Totalen per organisatieonderdeel
     Hierbij krijgt u het totaal aantal meldingen per organisatieonderdeel per type melding.
     
  2. Totaal aantal meldingen per organisatieonderdeel
     Hierbij krijgt u een weergave van hoe vaak een antwoord op een vraag is gegeven per type melding per organisatieonderdeel. 
     
  3. Totalen per organisatieonderdeel per vraag/antwoord + detailweergave
     Hierbij krijgt u een weergave van hoe vaak een antwoord op een vraag is gegeven per type melding per organisatieonderdeel, inclusief de meldingsnummers van de meldingen die het betreft, de bijbehorende status en de risicofactor. 
     
  4. Totalen per organisatieonderdeel per cliënt
     Hierbij krijgt u een weergave van het aantal incidenten per cliënt per organisatieonderdeel. 
     
• Alle rapportages kunnen geëxporteerd worden naar pdf, rtf (word), excel of andere documenttypen door op het floppy te klikken. Tevens kan het document via het printericoontje eenvoudig geprint worden.