Totaalanalyse

In het scherm totaalanalyse (ook wel "Analyseren meldingen" genoemd) kan er gezocht worden op een specifieke melding of een set aan meldingen door specifieke filtering toe te passen.

Hoe kan ik een melding zoeken op nummer?

In het scherm totaalanalyse (ook wel "Analyseren meldingen" genoemd) kan er gezocht worden op een specifieke melding door op het meldingsnummer te zoeken.

Waarom moet ik kiezen voor een traject?

Hiermee maak je de keuze van welke module op het meldplein je een analyse wilt maken bijvoorbeeld “meld een incident” of “klachten en signalen”. Pas als het traject is geselecteerd verschijnen de opties ‘Type incident’ en ‘Vragen & Antwoorden’.

Hoe kan ik analyseren op een specifieke vraag?

Na het selecteren van een traject (bijv. meld een bijna incident) verschijnt de mogelijkheid om op een specifieke vraag of antwoorden te zoeken. Bij 'vragen & antwoorden' ziet u alle vragen die in dit traject worden gesteld. U kunt ook specifieke vragen stapelen, zie hiervoor 'Hoe kan ik meerdere vragen toepassen'?

Hoe maak ik een analyse van de meldingen voor één cliënt?

Analyseren op naam van een cliënt kan alleen indien je daartoe geautoriseerd bent. Dit geldt doorgaans voor medewerkers met de rol van cliëntbeheerder/-analist of klantbeheerder. Tevens kan de autorisatie binnen uw organisatie zo ingericht zijn dat je alleen kunt analyseren op cliënten die gekoppeld zijn aan jouw afdeling of locatie.

Type de naam of letters uit de naam van de cliënt waarnaar je op zoek bent in en selecteer de juiste cliënt uit de lijst.

Hoe kan ik analyseren op een specifieke rol?

Indien gebruik gemaakt wordt van betrokkene rollen kan hierop ook gezocht worden. Als je een optie selecteert worden alleen meldingen getoond waarbij een betrokkene is met deze rol. Als je ook zoekt op een cliënt (zie punt hierboven) dan zoek je alleen meldingen waarbij de cliënt met deze rol(len) betrokken was. Op deze wijze kun je bijvoorbeeld heel gericht zoeken naar alle incidenten waarbij de cliënt als dader betrokken was.

Hoe kan ik analyseren met een zoekterm?

In het veld zoekterm kun je zelf een willekeurige zoekterm intypen, bijvoorbeeld "tillift".

Hoe kan ik analyseren op de status van een melding?

In het veld status kun je zoeken op verschillende statussen van meldingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende statussen:

Ingediend: de melding is ingediend bij de afhandelaar en verder is er nog niets mee gebeurd.
In behandeling: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding in behandeling genomen en halverwege opgeslagen. De melding is nog niet volledig afgehandeld.
Overgedragen: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding overgedragen aan een ander. De melding is nog niet afgehandeld.
Geregistreerd: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding direct geregistreerd. Er is geen extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar.
Afgehandeld: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar heeft de melding in behandeling genomen en daarna afgehandeld. Er is extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar. Mogelijk zijn er ook extra meelezers door de afhandelaar toegevoegd of is er een verbeteractie aan de melding gekoppeld.

Let op: open/concept meldingen worden niet meegenomen in de analyse. Pas als de melding is ingediend, kan de melding worden geanalyseerd. Om open meldingen terug te vinden, kijk bij meldingsbeheer (speciaal voor beheerders).

Hoe kan ik analyseren voor meerderen organisatieonderdelen tergelijkertijd?

Als je bij organisatieonderdelen niks instelt, wordt er niet gefilterd en wordt er gezocht in alle organisatie eenheden. Er kan gefilterd worden op één of meerdere organisatieonderdelen. Indien je op meerdere onderdelen wilt filteren verschijnt er een link "Maak een selectie". Klik op de link en zet vinkjes voor de organisatieonderdelen waarop je wilt filteren. Hiermee kunt je bijvoorbeeld filteren op alle dagbestedingsafdelingen binnen uw organisatie. Klink onderaan jouw selectie op de knop "opslaan" of "terug". (De benaming verschilt afhankelijk van de inrichting. Beide knoppen slaan de selectie op en gaan terug naar de totaalanalyse.)

Hoe kan ik analyseren op de risicofactor van een melding?

Selecteer één of meerdere risicofactoren waarop je filtering wilt toepassen. Bijvoorbeeld alleen risicofactor 2 en 3 om de incidenten met een hoog risico te bekijken/analyseren.

Welk datumtype kies ik bij het maken van een analyse?

Doorgaans wordt er geanalyseerd op incidentdatum: de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden. Er kan echter ook geanalyseerd worden op mutatiedatum: datum waarop de melding voor het laatst van status is gewijzigd. In de meeste gevallen heeft de incidentdatum de voorkeur en daarom kun je deze filtering meestal ongewijzigd laten.

Hoe bepaal ik de periode van de meldingen die ik wil zien in mijn analyse?

De periode staat standaard ingesteld op deze maand. Klik je op het pijltje dan kan er voor andere voorgedefinieerde periodes gekozen worden, bijvoorbeeld "dit kwartaal". Je kunt ook zelf een periode invoeren. Kies dan eerst voor de optie "vrije keuze". Pas dan kun je typen in de "van" en "t/m" datumvelden.

Hoe kan ik analyseren op meldingen waar verbeteracties aangekoppeld zijn?

Ten slotte kan er gefilterd worden op meldingen met gekoppelde verbeteracties. Door bijvoorbeeld eerst een analyse te maken van alle medicatie-incidenten op een afdeling in het huidige jaar zonder gekoppelde verbeteracties en daarna dezelfde zoekactie met gekoppelde verbeteracties, zie je op hoeveel meldingen er wel en niet een verbeteractie is ingezet.

Waarom zie ik geen meldingen bij mijn zoekactie?

Vergeet niet om na uw selectie op de knop "Zoeken" rechtsonder te klikken. Doe je dit niet, dan worden de resultaten niet ververst. Zie je nog steeds geen verbeteracties? Dan kan het zijn dat er geen meldingen gemaakt die passen bij de gekozen filters.

Hoe kan ik meerdere vragen/filters tegelijkertijd toepassen?

De knop zoeken binnen de huidige set wordt geactiveerd indien er bovenaan een vraag en tenminste een antwoord is geselecteerd, en daarna op de knop zoeken is geklikt. Je kunt vervolgens binnen de eerste filtering verder zoeken op een antwoord op een andere vraag, bijvoorbeeld:

Type melding: meld een incident
Type melding: vallen
Vraag en antwoord: wie zijn er betrokken (betrokkenen) → antwoord cliënt
Periode: vorig jaar
Zoeken
Vraag en antwoord: schade incident → antwoorden ernstig en fataal
Zoeken binnen de huidige set

Nu vinden we alle valincidenten van vorig jaar waarbij een cliënt betrokken is geweest met de schade ernstig of fataal.

Hoe analyseer ik de open tekst velden van de meldingen gemakkelijk?

In TriasWeb is het mogelijk om een export te maken van de meldingen naar Excel. Op deze manier kan je de open tekst velden gemakkelijk per vraag onder elkaar lezen.

Hoe maak ik een export van de meldingen?

Met de knop (CSV) export maak je een export van alle meldingsgegevens naar Excel. De knop (CSV) export wordt geactiveerd indien bovenaan een type melding is geselecteerd en daarna op zoeken is geklikt. Ieder type melding bestaat namelijk uit een andere set aan kolommen in de export.

Hoe maak ik een grafiek?

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in grafieken. Dit maakt het analyseren gemakkelijker. De knop grafieken wordt zichtbaar op het moment dat er een zoekactie heeft plaatsgevonden. De knop grafieken staat onder de knop zoeken.

Hoe bepaal ik welk niveau (afdeling/locatie/organisatie) ik terug zie in de grafiek?

Grafieken kunnen gegroepeerd worden op organisatieonderdeel. Zo kunnen bijvoorbeeld afdelingen met elkaar vergeleken worden indien je kiest voor afdeling. Indien je kiest voor locatie worden de geselecteerde locaties met elkaar vergeleken, etc.

Hoe kan ik periodes/ afdelingen met elkaar vergelijken?

Eerst groepeer je de grafiek op het organisatieniveau wat je met elkaar wil vergelijken. Indien je kiest voor afdelingen worden de geselecteerde afdelingen met elkaar vergeleken, etc. Heb je in de totaalanalyse (1e scherm) op kwartaal geselecteerd dan kun je op het scherm grafiekkeuze (na dat je op grafieken hebt geklikt) een ander kwartaal kiezen om de gegevens tegen af te zetten. Indien je een jaar heeft geselecteerd dan kunnen de gegevens worden afgezet tegen een ander jaar.

Welke grafiekoptie gebruik ik voor wat?

Totalen per organisatieonderdeel
Hierbij wordt gekeken naar het type organisatieonderdeel dat je hierboven bij "Groeperen op" geselecteerd hebt. Je krijgt een grafiek met balken van aantallen meldingen per organisatieonderdeel.
Totalen per organisatieonderdeel per type melding
Je krijgt een overzicht van de aantallen per type melding per organisatieonderdeel. Hierbij wordt gekeken naar het type organisatieonderdeel dat je hierboven bij "Groeperen op" geselecteerd hebt. Maakt jouw organisatie gebruik van een integrale meldmodule? Dan kun je bij totaalanalyse bij type melding deze module selecteren. Vervolgens krijg je een overzicht van de aantallen per type incident per organisatieonderdeel.
Totalen per organisatieonderdeel per meldstatus
Hierbij krijg je van jouw selectie het aantal meldingen per organisatieonderdeel per status. Zie bovenin dit document de uitleg over de verschillende statussen.
Totalen per organisatieonderdeel per risicofactor
Hierbij krijg je van jouw selectie het aantal meldingen per organisatieonderdeel per risicofactor.
Totalen per organisatieonderdeel per vraag/antwoordcombinatie
Deze grafiekoptie wordt pas geactiveerd als je bij totaalanalyse een type melding en een vraag heeft geselecteerd. Je krijg dan een overzicht van de aantallen per antwoord op de vraag per organisatieonderdeel.
Gemiddelden per organisatieonderdeel per vraag/antwoordcombinatie
Deze grafiekoptie wordt pas geactiveerd als je bij totaalanalyse een type melding en een vraag heeft geselecteerd waarbij het antwoord een cijfer is. Bijvoorbeeld: "wat is de impact van het incident op jou?". Je krijgt dan het gemiddelde cijfer per organisatieonderdeel. Tevens zie je tussen haakjes per organisatieonderdeel van hoeveel meldingen het cijfer een gemiddelde is.
Totalen per periode
Hierbij krijg je een lijngrafiek van de totalen per periode. Heb je op alle meldingen van het jaar gezocht, dan ontvang je een weergave voor alle maanden van het jaar. Heb je op alle meldingen van een kwartaal gezocht, dan ontvang je een weergave voor alle maanden van dat kwartaal.
Als je hebt gekozen voor afzetten tegen een andere priode dan krijg je twee lijnen te zien. Onderaan in de legenda wordt weergeven welke periode door welke kleur vertegenwoordigd wordt.
Totalen per etmaal
Hierbij krijg je een lijngrafiek van de totalen per uur in een etmaal.
Gemiddelde doorlooptijd in dagen per organisatieonderdeel
Hierbij krijg je een grafiek van de gemiddelde doorlooptijd van de meldingen per organisatieonderdeel. De doorlooptijd is verdeeld in vier onderdelen:
1. Incidentdatum tot aanmaakdatum: periode tussen de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden en datum waarop de melding is gemaakt.
2. Aanmaakdatum tot indiendatum: periode tussen het aanmaken van de melding en het indienen van de melding (indien tussendoor op "Bewaren en verlaten" is geklikt).
3. Indiendatum tot in behandelingsdatum: periode tussen het indienen van de melding en de datum waarop de melding door de afhandelaar in behandeling is genomen.
4. In behandelingsdatum tot afronddatum: periode tussen de datum waarop de afhandelaar de melding in behandeling heeft genomen en de melding daadwerkelijk afgehandeld is (indien tussendoor op "Bewaren en verlaten" is geklikt).

Hoe maak ik een rapportage?

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in rapportages.

Hoe bepaal ik welk niveau (afdeling/locatie/organisatie) ik terug zie in de rapportage?

Grafieken kunnen gegroepeerd worden op organisatieonderdeel. Zo kunnen bijvoorbeeld afdelingen met elkaar vergeleken worden indien je kiest voor afdeling. Indien je kiest voor locatie worden de geselecteerde locaties met elkaar vergeleken, etc.

Welke rapportagekeuzes zijn er?

Totalen per organisatieonderdeel
Hierbij krijg je het totaal aantal meldingen per organisatieonderdeel per type melding.
Totaal aantal meldingen per organisatieonderdeel
Hierbij krijg je een weergave van hoe vaak een antwoord op een vraag is gegeven per type melding per organisatieonderdeel.
Totalen per organisatieonderdeel per vraag/antwoord + detailweergave
Hierbij krijg je een weergave van hoe vaak een antwoord op een vraag is gegeven per type melding per organisatieonderdeel, inclusief de meldingsnummers van de meldingen die het betreft, de bijbehorende status en de risicofactor.
Totalen per organisatieonderdeel per cliënt
Hierbij krijg je een weergave van het aantal incidenten per cliënt per organisatieonderdeel.

Alle rapportages kunnen geëxporteerd worden naar pdf, rtf (word), excel of andere documenttypen door op het floppy te klikken. Tevens kan het document via het printericoontje eenvoudig geprint worden.