Inleiding
Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van medewerkers vanuit uw medewerkerbeheersysteem in TriasWeb.
U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers in Amsterdam. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd en medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd. Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt.
Alleen de naam en het e-mailadres van medewerkers worden via deze geautomatiseerde import verwerkt. Er worden dus geen rollen, autorisaties, wachtwoorden of koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.
Medewerkersbestand
Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren/wijzigen e-mailadressen en de bijbehorende namen.
De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:
- De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn (geen datum verwerken dus).
- Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in UNICODE.
- Maximaal 8 kolommen in bestand
- Kolommen kunnen in elke volgorde staan.
- Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
- Gebruik van kopregel is optioneel.
- Er kunnen amar 2 velden worden ingelezen: Naam van de medewerker en E-mailadres van de medewerker.
Velden die worden ingelezen zijn:
- Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.
- E-mailadres (verplicht, uniek, primaire sleutel).
Voorbeeldbestand met kopregel
medewerkernaam;email Appel - de Bron, J.; jan.appel-debron@uworganisatie.nl Breezand, P.V. van der; pieter.victor.vanderbreezand@uworganisatie.nl
|
Let op!
- Als u gebruik wilt maken van het deactiveren van medewerkers die uit dienst zijn, dient u een tweede bestand aan te leveren volgens de specificaties hierboven. Op basis van de naam van het bestand beslist onze import service of de medewerkers geactiveerd of gedeactiveerd moeten worden. Noem het eerste bestand bijvoorbeeld 'medewerkers triasweb.csv' en het andere bestand 'medewerkers triasweb deactiveren.csv'. Zie verder kopje ‘workflow’.
Verwerken van gegevens
Nieuwe medewerkers
Het e-mailadres is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de naam van de medewerker worden opgeslagen in TriasWeb. De medewerker wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (hij mag zich registreren en inloggen). De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol van Melder. Als een medewerker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. Ook moet de koppeling van een gebruiker aan een afdeling (bij afdelingshoofden) handmatig gedaan worden. Zie hiervoor de beheerdershandleiding in TriasWeb, onder het menukopje ‘Beheer’.
Bestaande medewerkers
De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen, autorisaties en koppelingen met afdelingen van bestaande medewerkers niet gewijzigd. Was de medewerker voor de import gedeactiveerd, dan blijft de medewerker in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer kan inloggen en niet meer kan registreren.
Medewerkers uit dienst
Het is tevens mogelijk om geautomatiseerd gebruikers te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die mogelijk gemaakt zijn door deze medewerker nog wel blijven bestaan, maar dat de gebruiker niet meer kan inloggen. Ook hier is het e-mailadres de sleutel. Medewerkers die gedeactiveerd moeten worden, worden in een apart bestand aangeleverd. NB: Medewerkers kunnen niet verwijderd worden uit TriasWeb. Medewerkers die gedeactiveerd zijn, kunnen slechts handmatig weer geactiveerd worden. Dat is niet mogelijk met een automatische import.
Let op!
We kunnen tegenwoordig ook alle medewerkers vooraf deactiveren. Dat betekent dat we vlak voordat de import daadwerkelijk plaatsvindt alle medewerkers van uw organisatie op deactief zetten. Dan laten we de import lopen en alle medewerkers die in het aangeleverde bestand staan worden op actief gezet en gewijzigd indien nodig of toegevoegd. Van deze optie kunt u alleen gebruik maken indien u een volledig bestand stuurt (dus niet alleen de nieuwe medewerkers, maar ook de bestaande) en als u geen gebruik maakt van de mogelijkheid om medewerkers via het beheerscherm te deactiveren. Immers, als u een medewerker deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet. En andersom geldt hetzelfde. Een medewerker (of groepsaccount) dat niet in het bestand staat wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import.
Workflow
Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.
Stappenplan Import/wijziging van Medewerkergegevens | |
Uw organisatie… | Triaspect… |
1) levert een testbestand aan met medewerkergegevens |
|
| 2) controleert het testbestand en doet een import in de testomgeving. |
3) geeft aan
|
|
| 4) zet een sFTP-configuratie op en stuurt u uw inloggegevens voor de test-upload. |
5) doet een upload van een willekeurig bestand naar de sFTP-server van Triaspect. |
|
| 6) controleert de upload. Stuurt u de uiteindelijke gegevens voor upload (denk aan een nieuw en veiliger wachtwoord) |
7) wijzigt de gegevens in de sFTP-client. Uw geautomatiseerde import is gerealiseerd. |
|