Page Comparison

Inleiding

U Je legt eenmalig een verbinding via sftp met een map op onze ftp-servers. In die map plaatst uplaats je, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u je wilt, uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele uit en verwerken enige malen per dag uit en verwerken de gegevens . Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Medewerkers die uit dienst zijn worden uitgeschakeld (dat betekent dat zij niet meer kunnen inloggen). Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U volgens Gegevensverwerking geautomatiseerde gebruikersimport.

Jouw bestand wordt in onze database bewaard. Als je vragen hebt over het bestand kun je die via onze service desk stellen. Je kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw je jouw bestanden uploadt. U Je kunt er voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen personeelsnummer, naam, e-mailadres en afdeling van medewerkers kunnen via deze geautomatiseerde import verwerkt worden. Er worden dus geen rollen, autorisaties of wachtwoorden geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd. In 2025 wordt het wel mogelijk om TriasWeb-rollen mee te geven

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sftp) met daarin de te importeren/wijzigen gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn, maar een datum of andere variabele toevoegen aan de bestandsnaam mag wel.

• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in unicode.

• Kolommen kunnen mogen in willekeurige volgorde staan. als het maar steeds dezelfde volgorde is.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Er kunnen 4 velden worden ingelezen: personeelsnummer, naam, e-mailadres en de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen relevant indien uw jouw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus. In 2025 wordt het mogelijk om ook TriasWeb-rollen mee te geven.

Velden die worden ingelezen zijn afhankelijk van op basis waarvan u wilt controleren of een gebruiker al aanwezig is in TriasWeb. U kunt dat doen op basis van personeelsnummer of op basis van e-mailadres.:

• Personeelsnummer (tekstveld, standaard primaire sleutel)

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.

• E-mailadres (verplicht, uniek, voorheen mogelijke primaire sleutel, maar deze mogelijkheid wordt spoedig uitgefaseerd).

• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma, alleen indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus)

Voorbeeldbestand met kopregel

personeelsnummer;medewerkernaam;email;afdelingen
P123456;Appel - de Bron, J.; jan.appel-debron@uworganisatie.nl;AF2,P5,776;
J23-3333;Breezand, P.V. van der; pieter.victor.vanderbreezand@uworganisatie.nl;P5

Waarschuwingse-mails

U Je kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt of als er geen bestand bij ons is aangekomen, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

...

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw jouw organisatie. Hieronder kunt u je zien wat u je op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.

...