Indien u tijdelijk afwezig bent, kunt u ervoor zorgen dat een collega de meldingen kan afhandelen tijdens uw afwezigheid.
Hoe werkt de out-of-office/afwezigheidsregistratie?
De collega die u als vervanger aanwijst krijgt vanaf dat moment e-mailnotificaties van nieuwe meldingen en vindt de meldingen terug in "Mijn afhandelingen". U kunt zelf de meldingen blijven volgen via "Meldingen ter info". Out
Wie kan mij vervangen tijdens mijn afwezigheid?
De gekozen vervanger dient dezelfde rol te hebben als diegene die vervangen moet worden. Mocht dit een andere rol zijn, dan kan het zijn dat de vervanger niet in de lijst met de te kiezen vervangers staat. Dit verschilt per organisatie.
Hoe zet ik de out-of-office aanzetten/afwezigheidsregistratie aan?
Klik op de knop "Aanpassen".
Vink het hokje aan bij "Aan".
Kies een vervanger uit de lijst. Als de vervanger die u op het oog heeft hier niet tussen staat, dan heeft zij mogelijk niet de juiste autorisatie. Neem daarvoor contact op met de beheerder van TriasWeb.
...
Hoe zet ik de out-of-office uitzetten/afwezigheidsregistratie uit?
Vergeet uw out-of-office niet uit te zetten als u weer aanwezig bent.
Klik op de knop "Aanpassen".
Vink het hokje uit bij "Aan".
Let op: alle meldingen die tijdens de out-of-office periode bij uw collega zijn binnengekomen ter afhandeling blijven daar staan. Alle nieuwe meldingen zullen weer bij u binnenkomen in "Mijn afhandelingen".
Verbeteractie
Als een melding is afgehandeld of geregistreerd kunt u halverwege de melding kiezen voor "Nieuwe verbeteractie aanmaken op basis van deze melding>>". Als u hierop klikt, dan komt u in een verbeteractie terecht die direct gekoppeld wordt aan de melding. Zowel een melder, een afhandelaar als een meelezer kan via deze knop een verbeteractie koppelen aan de melding.
Workflow
Onderaan iedere melding die u aanklikt, vindt u de workflow van de melding. Daarin staat wat er tot dan toe met de melding is gebeurd, bijvoorbeeld wanneer de melding gestart en afgesloten is.
Tips
Hou er rekening mee dat alleen nieuwe afhandeling bij de vervanger terecht komen. Al toegewezen afhandeling blijven alleen bij de afhandelaar staan. U heeft 3 verschillende keuzes om hiermee om te gaan.
Laat de al toegewezen afhandeling alleen staan bij de afhandelaar.
Zorg ervoor dat diegene welke tijdelijk afwezig is, eerst de toegewezen afhandeling afhandelt
Draag de al toegewezen afhandelingen over naar de vervanger, zie Meldingsbeheer
Is iemand niet aanwezig en dient hiervoor een out of office ingesteld te worden? Dan kan je dit ook aan de klantbeheerder van jouw organisatie vragen. Een klantbeheerder kan dit aanpassen bij Gebruikers.
De out-of-office werkt niet wanneer je automatisch meelezer bent voor bepaalde meldingen. Deze wijzigt namelijk alleen de afhandelaar van een melding. Indien je automatisch meelezer bent van bepaalde meldingen en je wilt dit wijzigen neem dan contact op met onze servicedesk.
Zie hieronder een instructiefilmpje. Hierin wordt antwoord gegeven op de vragen:
Hoe stel ik een vervanger in tijdens mijn afwezigheid?
Wat gebeurt er met de meldingen in mijn afwezigheid?
...