Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import medewerkergegevens via sFTP

Inleiding

In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van medewerkers vanuit uw medewerkerbeheersysteem in TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers in Amsterdam. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd. Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt. U kunt er ook voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen de naam, het e-mailadres en eventueel de afdeling van medewerkers worden via deze geautomatiseerde import verwerkt. Er worden dus geen rollen, autorisaties of wachtwoorden geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren/wijzigen e-mailadressen en de bijbehorende namen.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn (geen datum verwerken dus).
• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in UNICODE.
• Kolommen kunnen in elke volgorde staan.
• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
• Gebruik van kopregel is optioneel.
• Er kunnen maar 3 velden worden ingelezen: Naam van de medewerker, E-mailadres van de medewerker, de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen beschikbaar indien uw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus.

Velden die worden ingelezen zijn:

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.
• E-mailadres (verplicht, uniek, primaire sleutel).
• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma, alleen indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus)

Voorbeeldbestand met kopregel

Verwerken van gegevens

Nieuwe medewerkers

Het e-mailadres is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de naam van de medewerker worden opgeslagen in TriasWeb. De medewerker wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (hij mag zich registreren en inloggen). De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol van Melder. Als een medewerker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. Zie hiervoor de beheerdershandleiding in TriasWeb, onder het menukopje ‘Beheer’. De medewerker wordt indien u gebruik maakt van Autorisatiemodus ook gekoppeld aan de afdelingen die zijn meegegeven. Deze afdelingen dienen wel eerst door de beheerder ingevoerd te worden in TriasWeb.

Bestaande medewerkers

De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen en autorisaties van bestaande medewerkers niet gewijzigd. Standaard worden medewerkers die in het aangeleverde bestand staan, geactiveerd. Zij hebben dan dus toegang tot TriasWeb. Ook indien de medewerker voordien niet actief was (gedeactiveerd) zal hij na de verwerking van het bestand actief zijn. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u medewerkers in het bestand WEL automatisch wilt activeren.

(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de medewerker voor de import gedeactiveerd, dan blijft de medewerker in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer kan inloggen en niet meer kan registreren. Dit gebruiken we als u niet alle medewerkers van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe gebruikers. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u medewerkers NIET automatisch wilt activeren)

Medewerkers uit dienst

Het is tevens mogelijk om geautomatiseerd gebruikers te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die gemaakt zijn door deze medewerker nog wel blijven bestaan, maar dat de gebruiker niet meer kan inloggen. Ook hier is het e-mailadres de sleutel.Standaard deactiveren we alle medewerkers van uw organisatie vooraf. Dat betekent dat we vlak voordat de import daadwerkelijk plaatsvindt alle medewerkers van uw organisatie op deactief zetten en hen daarmee de toegang tot TriasWeb ontzeggen. Daarna laten we de import lopen en alle medewerkers die in het aangeleverde bestand staan worden op actief gezet en indien nodig gewijzigd of anders toegevoegd. De medewerker merkt er niets van dat hij of zij is gedeactiveerd en meteen daarna weer is geactiveerd. Als u handmatig een medewerker deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet.

Een externe gebruiker (bijvoorbeeld de apotheek) of een groepsaccount welke niet in het aangeleverde bestand staat, wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import. Dit kunt u voorkomen door voor die persoon of voor dat account in het gebruikersbeheerscherm het vakje 'Niet automatisch deactiveren' aan te vinken. U kunt ook als beheerder een lijst uitdraaien (via beheerdersrapportages) van alle gebruikers die  deze optie aan hebben staan.

(Indien gewenst kunnen medewerkers die gedeactiveerd moeten worden, worden in een apart bestand worden aangeleverd. Neem hiervoor contact op met info@triaspect.nl of uw contactpersoon binnen Triaspect).

Controle

U kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer uw bestand niet is aangekomen op onze server. Als parameter kunt u opgeven per hoeveel dagen dat moet gebeuren. Indien u eens per week de gegevens uploadt, wilt u niet elke dag een e-mail krijgen waarop de gegevens niet zijn geüpload. U geeft dan aan dat u eens per 7 dagen een controle wilt doen. Wij kijken dan of er een bestand staat dat maximaal 7 dagen oud is. Als het bestand ouder is, dan is de laatste upload dus niet goed gegaan.Wanneer u elke dag uploadt is de waarde van de parameter altijd 1.

We kunnen ook kijken of de verwerking goed gegaan is, en u een e-mail sturen wanneer dat niet zo is. 

In de workflow onderaan dit document kunt u invullen of u hiervan gebruik wenst te maken.

Beveiliging

Indien gewenst kan de SFTP verbinding opgezet worden met public key authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.