Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import cliëntgegevens via sFTP

Inleiding

In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliënten vanuit uw cliëntbeheersysteem in TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt, uw bestand met cliëntgegevens. Onze servers lezen enige malen per dag de map uit en verwerken de bestanden. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Cliënten die uit zorg zijn worden gedeactiveerd. Uw bestand wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, -geboortedatum, -geslacht en eventueel de afdeling(en) van de cliënt.

Cliëntenbestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn: 

• Opgeslagen in UTF-16/Unicode (16).
• Kolommen in willekeurige volgorde.
• Het is niet erg als er in het bestand meer kolommen staan dan verwerkt dienen te worden, zolang daar maar geen gevoelige persoonsgegevens staan (ihkv de AVG)
• BSN-nummers mogen niet aanwezig zijn.
• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
• Gebruik van kopregel is optioneel.

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
• Voornaam/voorletters (tekstveld, optioneel).
• Tussenvoegsels (tekstveld, optioneel).
• Achternaam (tekstveld, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven).
• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj, optioneel).
• Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw), optioneel).

Voorbeeld bestand met kopregel

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde.

U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Verwerken van gegevens

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb. De cliënt wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (de cliënt kan gekozen worden bij het doen van een melding). De cliënt wordt, indien u gebruik maakt van de autorisatiemodus, ook gekoppeld aan de afdelingen die zijn meegegeven. Deze afdelingen dienen wel eerst door de beheerder ingevoerd te worden in TriasWeb.

Bestaande cliënten

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Ook het geslacht en de geboortedatum en de afdelingen (indien deze zijn toegevoegd) worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Standaard worden cliënten die in het aangeleverde bestand staan, geactiveerd. Ook indien de cliënt voordien niet actief was (gedeactiveerd) zal hij na de verwerking van het bestand actief zijn. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u cliënten in het bestand WEL automatisch wilt activeren.

(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de cliënt voor de import gedeactiveerd, dan blijft de cliënt in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer geselecteerd kan worden bij het doen van een melding. Dit gebruiken we als u niet alle cliënten van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe cliënten. In de workflow onderaan dit document vult u in dit geval in dat u cliënten NIET automatisch wilt activeren)

Cliënten uit zorg

Het is mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die gemaakt zijn door deze cliënt nog wel blijven bestaan, maar dat de melder de cliënt niet meer kan selecteren voor een nieuwe melding. 

Standaard deactiveren we alle cliënten van uw organisatie vooraf. Dat betekent dat we vlak voordat de import daadwerkelijk plaatsvindt alle cliënten van uw organisatie op deactief zetten. Daarna laten we de import lopen en alle cliënten die in het aangeleverde bestand staan worden op actief gezet en indien nodig gewijzigd of anders toegevoegd. De melder merkt er niets van dat cliënten worden gedeactiveerd en meteen daarna weer worden geactiveerd. Als u handmatig een cliënt deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet.

Een externe cliënt (bijvoorbeeld een testcliënt) welke niet in het aangeleverde bestand staat, wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import. Dit kunt u voorkomen door voor die persoon in het cliëntbeheerscherm het vakje 'Niet automatisch deactiveren' aan te vinken. U kunt ook als beheerder een lijst uitdraaien (via beheerdersrapportages) van alle cliënten die deze optie aan hebben staan.

(Indien gewenst kunnen cliënten die gedeactiveerd moeten worden, worden in een apart bestand worden aangeleverd. Neem hiervoor contact op met info@triaspect.nl of uw contactpersoon binnen Triaspect).

Controle

U kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer uw bestand niet is aangekomen op onze server. Als parameter kunt u opgeven per hoeveel dagen dat moet gebeuren. Indien u eens per week de gegevens uploadt, wilt u niet elke dag een e-mail krijgen waarop de gegevens niet zijn geüpload. U geeft dan aan dat u eens per 7 dagen een controle wilt doen. Wij kijken dan of er een bestand staat dat maximaal 7 dagen oud is. Als het bestand ouder is, dan is de laatste upload dus niet goed gegaan.Wanneer u elke dag uploadt is de waarde van de parameter altijd 1.

We kunnen ook kijken of de verwerking goed gegaan is, en u een e-mail sturen wanneer dat niet zo is. 

In de workflow onderaan dit document kunt u invullen of u hiervan gebruik wenst te maken.

Beveiliging

Indien gewenst kunnen we de SFTP verbinding opzetten met public key authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.