Geautomatiseerde Import Medewerkergegevens

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van medewerkers vanuit uw medewerkerbeheersysteem in TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers in Amsterdam. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt uw bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map enkele malen per dag uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd en medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd. Uw bestanden wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar u uw bestanden uploadt.

Alleen de naam en het e-mailadres van medewerkers worden via deze geautomatiseerde import verwerkt. Er worden dus geen rollen, autorisaties, wachtwoorden of koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import/update te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren/wijzigen e-mailadressen en de bijbehorende namen.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn (geen datum verwerken dus).
• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in UNICODE.
• Maximaal 8 kolommen in bestand
• Kolommen kunnen in elke volgorde staan.
• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
• Gebruik van kopregel is optioneel.
• Er kunnen amar 2 velden worden ingelezen: Naam van de medewerker en E-mailadres van de medewerker.
  
  

Velden die worden ingelezen zijn:

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.
• E-mailadres (verplicht, uniek, primaire sleutel).
• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma. Vanaf medio 2017 en indien u gebruik maakt van strikte autorisatie)

Voorbeeldbestand met kopregel

Verwerken van gegevens

Nieuwe medewerkers

Het e-mailadres is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de naam van de medewerker worden opgeslagen in TriasWeb. De medewerker wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (hij mag zich registreren en inloggen). De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol van Melder. Als een medewerker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. Zie hiervoor de beheerdershandleiding in TriasWeb, onder het menukopje ‘Beheer’.

Bestaande medewerkers

De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen en autorisaties van bestaande medewerkers niet gewijzigd. Standaard worden medewerkers die in het aangeleverde bestand staan, geactiveerd. Zij hebben dan dus toegang tot TriasWeb. Ook indien de medewerker voordien niet actief was (gedeactiveerd) zal hij na de verwerking van het bestand actief zijn.

(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de medewerker voor de import gedeactiveerd, dan blijft de medewerker in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer kan inloggen en niet meer kan registreren. Dit gebruiken we als u niet alle medewerkers van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe gebruikers.)

Medewerkers uit dienst

Het is tevens mogelijk om geautomatiseerd gebruikers te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die gemaakt zijn door deze medewerker nog wel blijven bestaan, maar dat de gebruiker niet meer kan inloggen. Ook hier is het e-mailadres de sleutel.Standaard deactiveren we alle medewerkers van uw organisatie vooraf. Dat betekent dat we vlak voordat de import daadwerkelijk plaatsvindt alle medewerkers van uw organisatie op deactief zetten. Dan laten we de import lopen en alle medewerkers die in het aangeleverde bestand staan worden op actief gezet en indien nodig gewijzigd of anders toegevoegd. Als u handmatig een medewerker deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet.

Een externe gebruiker (bijvoorbeeld de apotheek) of een groepsaccount welke niet in het aangeleverde bestand staat, wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import. Dit kunt u voorkomen door voor die persoon of voor dat account in het gebruikersbeheerscherm het vakje 'Handmatig deactiveren' aan te vinken. U kunt ook als beheerder een lijst uitdraaien (via beheerdersrapportages) van alle gebruikers die 'Handmatig deactiveren' aan hebben staan.

(Indien gewenst kunnen medewerkers die gedeactiveerd moeten worden, worden in een apart bestand worden aangeleverd. Dat is nodig indien u niet alle medewerkers van de organisatie aanlevert, maar slechts de nieuwe gebruikers.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.