Geautomatiseerde Import Medewerkergegevens

Hieronder staat de laatste versie van het importmedewerkergegevensbestand dat naar de klant gaat. Om dit document fatsoenlijk te kunnen verzenden doe je:

Inleiding

Uw onderneming heeft een start gemaakt met TriasWeb als meld-, leer- en verbetersysteem. In dit document vindt u informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van medewerkers vanuit uw medewerkerbeheersysteem in TriasWeb.

U legt eenmalig een verbinding via sFTP met een map op onze FTP-servers in Amsterdam. In die map plaatst u, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak u wilt uw bestand met medewerkergegevens. Onze servers lezen elke 6 uur de map uit en verwerken de gegevens. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd, bestaande medewerkers gemuteerd en medewerkers die uit dienst zijn worden gedeactiveerd. Uw bestand wordt bewaard onder een andere naam, zodat de geschiedenis bewaard blijft. U kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt.

Alleen de naam en het e-mailadres van medewerkers worden via deze geautomatiseerde import verwerkt. Er worden dus geen rollen, autorisaties, wachtwoorden of koppelingen met afdelingen geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd.

Medewerkersbestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via sFTP) met daarin de te importeren e-mailadressen en de bijbehorende namen.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• Velden in willekeurige volgorde.
• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn.
• Optioneel gebruik van kopregel.
• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
• Opgeslagen in UTF-16 (Little Endian, no BOM), ofwel in UNICODE.
• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.
• E-mailadres (verplicht, uniek, primaire sleutel).

De medewerkers in dit bestand worden toegevoegd aan TriasWeb. Indien ze al in TriasWeb bekend zijn, worden ze overschreven.

Voorbeeld bestand met 1 kopregel

Als u gebruik wilt maken van het deactiveren van medewerkers die uit dienst zijn, dient u een tweede bestand aan te leveren volgens de specificaties hierboven. Op basis van de naam van het bestand beslist onze import service of de medewerkers geactiveerd of gedeactiveerd moeten worden. Zie kopje ‘workflow’.

Verwerken van gegevens

Nieuwe medewerkers

Het e-mailadres is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctionaliteit kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de naam van de medewerker worden opgeslagen in TriasWeb. De nieuwe gebruiker krijgt standaard de rol van Melder. Als een medewerker een andere rol moet hebben, moet dat handmatig door een beheerder gewijzigd worden. Ook moet de koppeling van een gebruiker aan een afdeling (bij afdelingshoofden) handmatig gedaan worden. Zie hiervoor de beheerdershandleiding in TriasWeb, onder het menukopje ‘Beheer’.

Bestaande medewerkers

De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de gebruiker is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Ook worden bestaande rollen, autorisaties en koppelingen met afdelingen van bestaande medewerkers niet gewijzigd.

Medewerkers uit dienst

Het is tevens mogelijk om geautomatiseerd gebruikers te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die mogelijk gemaakt zijn door deze medewerker nog wel blijven bestaan, maar dat de gebruiker niet meer kan inloggen. Ook hier is het e-mailadres de sleutel. Medewerkers die gedeactiveerd moeten worden, worden in een apart bestand aangeleverd. NB: Medewerkers kunnen niet verwijderd worden uit TriasWeb.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.