Mijn afhandelingen (als je afhandelaar bent)

Veelgestelde vragen

Wat is afhandelen?

Afhandelen is een administratieve taak. Je controleert of de melding klopt, zodat de analyses straks ook kloppen. Daarnaast bekijk je of er extra vragen beantwoord moeten worden of dat er verbeteracties moeten volgen op de gebeurtenis. Sommige meldingen hebben geen afhandel-gedeelte. Die worden dan automatisch geregistreerd.

Wat is registreren?

Als je een melding registreert dan vink je hem eigenlijk af. Je laat hem precies zoals die is.

Hoe worden de afhandelingen gesorteerd (en kan ik dat wijzigen)?

De afhandelingen zijn gesorteerd op meldingsnummer. Dat betekent dat de nieuwste bovenaan staat. Klik op de kolomkoppen om de sortering te wijzigen. Kun je een afhandeling niet vinden? Ga dan naar Mijn melding zoeken.

Waarom zie ik maar 10 afhandelingen ?

Je ziet een tabel met de eerste 10 afhandelingen. Om de volgende 10 te zien klik je op de link Volgende onderaan de lijst.

Waarom ben ik afhandelaar van een melding?

Je wordt afhandelaar van een melding als 1 van de volgende situaties zich voordoet:

• De melding is ingediend op de afdeling waarvan jij hoofdafhandelaar bent. Het maakt niet uit of je geautoriseerd bent om de module af te handelen.

• De melding is ingediend op een afdeling waarvoor je gedelegeerde bent. Je moet wel geautoriseerd zijn om de meldroute of module of te handelen.

• De melding is bij jou ingediend vanwege de inrichting van de module (dat is vaak zo bij klachten of informatiebeveiligingsincidenten: je krijgt dan bijvoorbeeld alle klachten van een bepaalde locatie).

• De melding is aan jou overgedragen.

Wie kan mijn afhandelingen oppakken?

Alleen jij of jouw gedelegeerden kunnen deze meldingen verwerken. Degene die de melding als eerste in behandeling neemt, wordt de uiteindelijke afhandelaar. Andere gedelegeerden of de hoofdafhandelaar kunnen deze melding niet tegelijkertijd met jou afhandelen.

Wat betekent de status van een melding? 

  De kolom Status kan een aantal waarden bevatten:

• Ingediend betekent dat je de melding hebt ontvangen. De inhoud van deze melding kan niet gewijzigd worden. Je hebt als afhandelaar hiervan een mail ontvangen. Gedelegeerden krijgen geen mail.

• In behandeling: je hebt de melding opgepakt. De melder krijgt elke keer een e-mailbericht wanneer er iets is gedaan met de melding.

• Overgedragen: je hebt de melding aan een andere afhandelaar overgedragen. Als de nieuwe afhandelaar de melding oppakt, dan verandert de status naar In behandeling. Jij kunt zelf niks meer met de melding doen. Jij krijgt zelf de melding te zien in Meldingen ter informatie.

• Afgehandeld: je hebt de melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Deze melding kan niet meer veranderen. Er kunnen nog wel verbeteracties worden toegevoegd.

• Geregistreerd: Je kunt een melding registreren in plaats van afhandelen. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Sommige meldingen hebben geen afhandeling en worden automatisch geregistreerd. Bijvoorbeeld risico-inventarisaties of metingen.

Waarom zou ik behandelen als ik ook kan registreren?

Tijdens het behandelen kun je informatie toevoegen, zoals de prismaoorzaken bij incidenten. Dat is belangrijk om goed te kunnen analyseren. Als je een incident registreert krijg je niet de kans om deze informatie toe te voegen. Jouw organisatie heeft afspraken gemaakt over het afhandelen of registreren van incidenten. Vraag je beheerder daarna als je ze niet kent.

Er zijn ook formulieren die geen behandeling hebben, zoals metingen en inventarisaties.

Wat is overdragen en hoe doe ik dat?

Als een melding per abuis bij jou terecht gekomen is, kun je hem aan een andere afhandelaar geven. In TriasWeb heet dat Overdragen. Klik daarvoor op de melding. Onderaan de melding staan linkjes. Als je op overdragen klikt kun je de melding naar een afdeling of naar een persoon overdragen. Draag je over naar een afdeling, dan komt de melding op die afdeling terecht en kunnen de afhandelaar van die afdeling en de gedelegeerden van die afdeling de melding oppakken. Draag je hem over naar een persoon, dan kan alleen die persoon hem afhandelen (of weer overdragen).

Hoe wordt de melder op de hoogte gehouden van mijn acties als afhandelaar?

Als je de melding gaat afhandelen dan krijgt de melder een e-mail met daarin informatie over de nieuwe status van de melding (in behandeling, geregistreerd of overgedragen) en de nieuwe eigenaar (de afhandelaar, de gedelegeerde of degene naar wie de melding is overgedragen). Zo kan de melder altijd de status van zijn of haar melding blijven volgen. Het e-mailadres van de nieuwe eigenaar van de melder is opgenomen in de e-mail zodat de melder gemakkelijk kan reageren op de veranderingen.

Hoe kan ik zien of de melder een meelezer heeft toegevoegd aan de melding?

Onderaan iedere melding die je aanklikt, vind je de workflow van de melding. Daarin staat wat er tot dan toe met de melding is gebeurd, bijvoorbeeld of er iemand meelezer is. 

Waarom is een melding die ik moet afhandelen anoniem?

Wanneer een melding is overgedragen naar een andere afhandelaar kan de melding anoniem zijn. Je ziet dan niet meer wie de melding is. Dit is een eigenschap van de module. De beheerder kan dit wijzigen.

Hoe koppel ik een verbeteractie aan mijn afhandeling?

Als je de melding openklapt, staat tussen de melding en de afhandeling de knop Nieuwe verbeteractie aanmaken op basis van deze melding. Als je hierop klikt, dan kom je in een verbeteractie terecht die direct gekoppeld wordt aan de melding. Melder, afhandelaar, gedelegeerde en meelezer kunnen deze knop gebruiken.

Waar vind ik een instructiefilmpje?

Hier staan onze instructiefilmpjes: https://triaspect.atlassian.net/wiki/spaces/TRIAS/pages/4211605509/Filmpjes+informatiekaarten