Een verbeteractie of -plan evalueren

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een verbeteractie evalueren en een verbeterplan evalueren?

Het kan voorkomen dat een aantal acties gelukt is en dat het overkoepelende doel toch niet gehaald is. Of andersom. Daarom is het goed om de acties en het plan afzonderlijk te evalueren.

Als je een verbeteractie hebt geëvalueerd kun je er daarna niets meer aan wijzigen. Als je een verbeterplan hebt geëvalueerd kun je het plan niet meer wijzigen, en ook geen nieuwe verbeteracties koppelen. Je kunt de gekoppelde verbeteracties die nog open zijn, nog wel evalueren.

Waarom moet ik een verbeteractie of -plan evalueren?

De evaluatiefase van een verbeteractie of -plan is de Check in de Plan - Do - Check - Act cyclus waarmee je situaties kunt veranderen. Deze check zorgt ervoor dat je weet of je nog iets anders moet doen, of dat je al klaar bent.

Wat doe ik met mijn actie of plan tijdens de looptijd?

Om de check goed te kunnen uitvoeren, heb je gedurende de looptijd van de actie al aantekeningen in de actie of het plan gemaakt over wat er gedaan is, wat er niet gelukt is om te doen, en wat de resultaten op een bepaald moment waren.

Samen met andere betrokkenen (bijvoorbeeld jouw team) kijk je of de situatie die als doel beschreven is in de actie of het plan, ook daadwerkelijk ontstaan is. Zo ja, dan kun je de actie of het plan met goed resultaat afronden. Zo niet, dan kun je het afronden uitstellen of je kunt hem zonder resultaat of met gedeeltelijk resultaat afronden.

Wanneer evalueer ik mijn verbeteractie of -plan?

Een verbeteractie of -plan heeft een deadline. Als de deadline verlopen is, dient de actie of het plan geëvalueerd te worden. Ook als de actie of het plan nog niet klaar is. Mogelijk kan je een tussenevaluatie doen, wanneer het er op lijkt dat de actie of het plan nog meer tijd nodig heeft. 

Hoe evalueer ik mijn verbeteractie of -plan?

Bij het evalueren van een verbeteractie kunnen meerdere velden ingevuld moeten worden. Een aantal velden is eigenlijk altijd aanwezig.

• Een eindevaluatie: een omschrijving van de gang van zaken rondom het verbetertraject. Wat ging er goed en wat ging er niet goed. Was het haalbaar, in hoeverre heb je afgeweken van het originele plan en waarom. Dit is belangrijke informatie voor een collega wanneer hij of zij de actie of het plan op een andere afdeling wil gaan uitvoeren.

• Afgesloten binnen budget/tijdspad: waarom het wel of niet gelukt is de actie of het plan uit te voeren voordat de deadline om is en het budget opgebruikt is.

• De evaluatiestatus (zie tabel hieronder).

Waarom zou je een actie of plan zonder resultaat afronden?

Een actie of plan zonder resultaat kan een belangrijke bron van informatie zijn. Waarom is het niet gelukt? Was het te hoog gegrepen? Dan kun je misschien een paar kleinere stappen proberen te maken met nieuwe acties. Wat er geen tijd/geld/mensen voor? Ook dan kun je de actie of het plan op een later moment weer proberen uit te voeren.

Zorg dus dat je altijd opschrijft wat er wel en niet gelukt is en ook waarom dat zo is. Dan kun je daar de volgende keer nog even naar kijken.

Welke evaluatiestatussen zijn er?