Organisaties

Hoe werkt het scherm organisatieconfiguratie?

Het scherm is standaard alleen zichtbaar voor de klantbeheerder. U kunt het echter zo instellen dat gebruiker met de rol organisatiebeheerder of hoger ook afdelingen kunnen beheren. Dit kunt u instellen op het scherm Menu beheren.



1	Deze tab geeft u overzicht over de (hoofd)organisaties die binnen uw organisatie al zijn aangemaakt en geeft de mogelijkheid om (hoofd)organisaties toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.
2	Selecteer de (hoofd)organisatie uit de lijst indien gewenst.
3	Klik op een van de knoppen om te beginnen. Nieuw: U kunt een nieuwe (hoofd)organisatie aanmaken. Voer punt X tot en met X hieronder uit om een nieuwe (hoofd)organisatie aan te maken. Verwijderen: U kunt een (hoofd)organisatie niet verwijderen als er nog locaties aan gekoppeld zijn. Wilt u de (hoofd)organisatie wel verwijderen, dan dient u de locaties eerst te verwijderen. Nadat u een (hoofd)organisatie verwijderd hebt, dient u de wijzigen te bewaren (punt 15 hieronder) Bewerken: Wanneer u een (hoofd)organisatie wilt wijzigen, kunt u alle of een deel van de punten onder X tot en met X uitvoeren.
4	Vul de naam van de (hoofd)organisatie in. De namen van de (hoofd)organisaties worden getoond in sommige grafieken en tabellen. Hoe langer de naam is, hoe minder ruimte er voor de grafiek over blijft op de afbeelding. Probeer de namen dus kort te houden.
7	Een (hoofd)organisatie kan een verantwoordelijke hebben. Deze wordt alleen gebruikt voor het versturen van geautomatiseerde e-mails naar bovenliggende afdelingen en eventueel om (een aantal) beheerders-taken met betrekking tot deze (hoofd)organisatie uit te voeren. De organisatiebeheerder hoeft geen meldingen af te handelen, want meldingen komen slechts binnen op afdelingen en niet op (hoofd)organisaties. Klik op selecteren om een lijst te zien van alle mogelijke organisatiebeheerders binnen uw organisatie. Zit uw organisatiebeheerder/verantwoordelijke er niet tussen? Dan heeft deze medewerker waarschijnlijk niet de juiste rol. Kijk dan op het scherm Gebruikers beheren. Vanaf juli 2023 is dit veranderd. De gebruiker hoeft geen organisatiebeheerder meer te zijn. De enige eis voor de gekoppelde gebruiker is dat hij of zij een rol heeft met de permissie Mag afhandelen. U kunt nu ook meerdere afhandelaren koppelen aan een organisatie. Zie hiervoor de best practice: Afhandelen met gedelegeerden

8	Vul een deel van de naam van de medewerker in en klik op zoeken. Als u niets invult en meteen op zoeken klikt krijgt u een lijstje te zien van de eerste 50 medewerkers die de juiste rol hebben.
9	Selecteer de gebruiker
10	Klik op de knop Bewaren. U heeft nu de geselecteerde gebruiker bewaard, maar voordat u de pagina verlaat moet u nog de afdeling bewaren.
11	U mag een kostenplaats invullen
12	De optie 'Deactief voor meldingen' kunt u aanzetten indien u de afdeling niet meer wilt tonen in de lijst met afdelingen bij het doen van een melding (dus er kunnen geen nieuwe meldingen meer op gedaan worden) maar hem wel wilt zien en kunnen selecteren bij het analyseren van meldingen. Dit wordt vaak gebruikt als alternatief voor het verwijderen van een afdeling wanneer er nog meldingen aan gekoppeld zijn.
13	Wanneer u gebruik maakt van autorisatiescope (u koppelt gebruikers en cliënten aan afdelingen) en ook van de geautomatiseerde gegevensimport (alle medewerkers en cliënten worden via een import in TriasWeb ingevoerd) dan dient u ervoor te zorgen dat de koppelcode die u hier invult, gelijk is aan de koppelcode(s) die u meegeeft bij de cliënten en medewerkers in de importbestanden.
14	Contactgegevens worden door Triaspect en TriasWeb niet gebruikt. U kunt deze invullen voor uw eigen gebruik, maar u kunt de velden ook leeg laten.
15	Bewaar uw wijzigingen (ook wanneer u de afdeling verwijderd heeft).

16	De bovenste tabel geeft de gekoppelde gebruikers weer.
17	Wilt u gebruikers ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere gebruikers en klik op de knop 'Gebruikers ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde gebruikersimport met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde import dan de afdelingen overschrijft.
18	De onderste tabel geeft de gebruikers weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling.
19	U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde gebruikers weergeven' aanklikken om alleen gebruikers te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn.
20	Selecteer de gebruikers die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Gebruikers koppelen'.

21	De bovenste tabel geeft de gekoppelde cliënten weer.
22	Wilt u cliënten ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere cliënten en klik op de knop 'Cliënten ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde cliëntimport met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde import dan de afdelingen overschrijft.
23	De onderste tabel geeft de cliënten weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling.
24	U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde cliënten weergeven' aanklikken om alleen cliënten te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn.
25	Selecteer de cliënten die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Cliënten koppelen'.
A	De afmeldlink. Deze is niet zichtbaar indien u automatisch ingelogd wordt via single sign-on. U wordt dan ook automatisch uitgelogd bij het uitloggen uit uw werkomgeving.
B	De link naar uw account. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. Dit is niet zichtbaar indien u automatisch ingelogd wordt, omdat uw wachtwoord voor TriasWeb dan gelijk is aan het wachtwoord van uw werkomgeving.
C	Het menu. U ziet slechts de onderdelen waarvoor u gemachtigd bent.
D	Het kruimelpad. U ziet hier waar u bent, en u kunt direct weer naar het Meldplein door op de link Meldplein/Verbeterplein te klikken.
E	Uitleg. Hier vindt u uitleg van het scherm en eventueel linkjes naar helppagina's.
F	Versienummer. Als u op de link klikt, gaat u naar een pagina met daarop de laatste wijzigingen in TriasWeb/Pythia/Team-O-Meter.

Let op!

U kunt afdelingen waaraan meldingen gekoppeld zijn niet verplaatsen naar een andere locatie. Ook kunt u deze afdelingen niet verwijderen. U kunt wel de optie 'deactief voor meldingen' aanvinken. Daarmee blijft de afdeling en de meldingen zichtbaar voor analyse, maar kunnen er geen nieuwe meldingen meer gekoppeld worden aan de afdeling.

U hoeft niet alle cliënten en medewerkers los te koppelen van een afdeling wanneer u de afdeling verwijdert. Dat gebeurt automatisch.