Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import medewerkergegevens uit ONS/Nedap

In dit document vindt u informatie met betrekking tot hoe de geautomatiseerde import van medewerkergegevens vanuit het cliëntbeheersysteem ONS/Nedap naar TriasWeb wordt geïmplementeerd en wat dit voor u betekent. Uitvoering van dit document zorgt ervoor dat de gegevens van medewerkers die u bijhoudt in ONS/Nedap automatisch in TriasWeb worden gezet. U hoeft dan niet meer zelf gegevens te importeren via de beheerschermen.

Procesbeschrijving

Om deze import te realiseren, maken we gebruik van een beveiligde verbinding tussen TriasWeb en ONS Nedap. Om deze verbinding op te zetten is een certificaat nodig. Dit certificaat zorgt ervoor dat de verbinding beveiligd is, maar ook dat we alleen bij uw gegevens kunnen. Natuurlijk geeft Nedap niet zomaar toestemming aan ons om uw gegevens op te vragen. Daarom moet de start van de aanvraag vanuit uw organisatie plaatsvinden. Op basis van uw goedkeuring stuurt Nedap ons een certificaat voor onze importserver. Samen met de afspraken die we met Nedap gemaakt hebben over waarvoor we uw gegevens precies mogen gebruiken en welke gegevens we kunnen ophalen, creëren we een veilige wijze om uw gegevens te importeren in TriasWeb. De import gebeurt via een webservice die enige malen per dag draait. Via onze importmodule worden nieuwe medewerkers in TriasWeb geïmporteerd en bestaande medewerkers gemuteerd indien de gegevens uit Nedap afwijken van die in TriasWeb. Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn medewerkernaam en e-mailadres. Wanneer u gebruik maakt van Strikte Autorisatie kunt u ook afdelingscodes laten importeren.

Wat verandert er binnen TriasWeb

Er verandert functioneel niets in TriasWeb wanneer u gebruik gaat maken van een geautomatiseerde import van medewerkergegevens uit ONS/Nedap. 

Verwerking van gegevens

Nieuwe medewerkers

Het e-mailadres is de sleutel. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het e-mailadres al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe medewerker. Het e-mailadres en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb.

Bestaande medewerkers

De update van bestaande medewerkers gaat op basis van e-mailadres. Indien het e-mailadres bekend is in TriasWeb (de medewerkers is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in ONS staat. Eventuele afdelingsgegevens worden ook overschreven. Het e-mailadres wordt niet gewijzigd. Het wijzigen van een e-mailadres dient handmatig te gebeuren via het gebruikersbeheerscherm.

Medewerkers uit dienst

Medewerkers die niet in dienst zijn worden gedeactiveerd in TriasWeb. Dat betekent dat de medewerker niet meer in kan loggen. De meldingen van deze medewerkers zijn nog wel aanwezig. Medewerkers die niet in ONS aanwezig zijn maar wel in TriasWeb staan worden gedeactiveerd. De beheerder van TriasWeb binnen uw organisatie kan dit voorkomen door bij de desbetreffende medewerker de optie 'Niet handmatig deactiveren' aan te zetten in het medewerkerbeheerscherm.

Hoe wordt gecontroleerd of een medewerker in dienst is?

Voor alle contracten van een medewerker wordt gekeken of het een lopend contract is. Dat is het geval indien de begindatum in het verleden ligt en de einddatum in de toekomst. Wanneer minstens 1 lopend contract wordt gevonden, is de medewerker in dienst.

Wanneer de begindatum van een contract niet gevuld is, wordt het contract niet als lopend contract gezien. Wanneer begindatum van het contract in de toekomst ligt, wordt het contract niet als lopen d gezien. Wanneer einddatum van het contract in het verleden ligt, wordt het contract niet als lopend gezien.

Waarschuwingse-mails

U kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

Procedure

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en uw organisatie. Hieronder kunt u zien wat u op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.