Best practice meerdere afhandelaren

Voorheen had een afdeling altijd 1 hoofdverantwoordelijke. Deze persoon was afhandelaar van alle meldingen die op de afdeling ingediend werden.

Vanaf juli 2023 is het mogelijk om aan een afdeling meerdere gebruikers te koppelen: een afhandelaar en een of meerdere gedelegeerden. Uit de benamingen blijkt al dat de afhandelaar eindverantwoordelijk is voor de meldingen.

Hoe werkt het

Op afdeling Wijck van Altrade Zorg is Anna de afhandelaar van de afdeling. Zij ziet welke meldingen er binnenkomen. Voor elke melding krijgt ze een mailtje. Ze kan alle meldingen afhandelen. Anna is eindverantwoordelijk voor alle meldingen die binnenkomen. Monique is de fysiotherapeut voor onder andere de afdeling Wijck. Freek is de sterrolhouder medicatie.

Wie pakt de melding op?

Anna werkt op maandag, dinsdag en donderdag. Voorheen droeg ze alle valmeldingen over aan fysiotherapeut Monique. Meldingen die op donderdagavond binnenkwamen, werden pas op maandag doorgestuurd. Maar nu is Monique als gedelegeerde toegevoegd aan de afdeling voor de valmeldingen. De valmeldingenkunnen onmiddellijk nadat ze zijn ingediend door haar opgepakt worden.

Datzelfde gebeurt nu ook met de medicatie-meldingen voor Freek. Freek kan de medicatiemeldingen van afdeling Wijck meteen oppakken als ze op de afdeling ingediend zijn. Hij is immers ook gedelegeerde van Anna, maar dan voor de medicatiemeldingen.

Let op! Anna blijft als afhandelaar eindverantwoordelijk voor het overzicht van de meldingen op de afdeling en de kwaliteit van de afhandelingen. Daarom kan zij alle meldingen zelf afhandelen als dat nodig is, ook de valmeldingen en de medicatiemeldingen.

Als een gebruiker de melding probeert af te handelen maar de melding is al door iemand anders in behandeling genomen, geregistreerd of overgedragen dan wordt de gebruiker weer teruggestuurd naar Mijn afhandelingen. De melding is dan daar niet meer zichtbaar voor de gebruiker.

Waar vind ik de melding terug?

De afhandelaar en de gedelegeerden zien allemaal de afhandelingen in Mijn afhandelingen. Anna ziet ze allemaal, Freek alleen de medicatiemeldingen en Monique alleen de valmeldingen.

• Wanneer een melding door een afhandelaar of gedelegeerde opgepakt is, dan verdwijnt deze melding voor de anderen uit het scherm Mijn afhandelingen.

• Wanneer een gedelegeerde de melding heeft opgepakt, dan ziet de afhandelaar van de afdeling de melding in Mijn meldingen ter info.

• Wanneer de afhandelaar de melding zelf oppakt dan is de melding voor de gedelegeerden niet meer relevant en zien ze die niet terug in hun eigen schermen. Als dat wel nodig is, kan de afhandelaar de gedelegeerde toevoegen als meelezer aan het eind van de afhandeling.

Wie wordt op de hoogte gebracht?

Vanuit TriasWeb worden mails verstuurd. Hier worden de mails rondom afhandelaren en gedelegeerden genoemd.

• De e-mail voor de afhandelaar wordt verstuurd naar de afhandelaar, maar niet naar de gedelegeerden. Standaard tekst van deze mail: Er is een melding bij jou ingediend in TriasWeb. Je kunt de melding terugvinden in Mijn Afhandelingen.

• De e-mail voor de melder wordt aangepast als een melding door een gedelegeerde wordt opgepakt: de naam en het e-mailadres van de gedelegeerde wordt genoemd, maar ook de naam van de afhandelaar. De standaard titel van de e-mail wordt: TriasWeb melding in behandeling genomen (nummer: 77963 afzender: Monique (fysiotherapie@altradezorg.nl) namens Anna. Status: in behandeling genomen).

• In de workflow wordt een regel toegevoegd als de melding door de gedelegeerde wordt opgepakt: Melding gedelegeerd aan Monique op 16-7-2023
  Anna toegevoegd als meelezer op 16-7-2023.

• Aangezien de afhandelaar meelezer wordt als een gedelegeerde de melding in behandeling neemt of registreert, krijgt de afhandelaar de standaard ‘Melding ter info’-mail.

• Voor meelezers van de melding verandert er niets.

Werkt dit ook met Vervangende afhandelaar instellen?

Anna als afhandelaar kan afhandelaar Martin als vervangende afhandelaar instellen. Alle nieuw ingediende meldingen worden dan automatisch door TriasWeb overgedragen aan Martin. Dat betekent dat de gedelegeerden de meldingen niet meer kunnen oppakken: de gedelegeerde handelt immers de meldingen af namens Anna.