Gegevensverwerking geautomatiseerde cliëntimport

Verwerken van gegevens

Nieuwe cliënten

Het cliëntnummer is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het cliëntnummer al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe cliënt. Het cliëntnummer en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb. De cliënt wordt automatisch op 'actief' gezet binnen TriasWeb (de cliënt kan gekozen worden bij het doen van een melding). De cliënt wordt, indien jouw organisatie gebruik maakt van de autorisatiemodus, ook gekoppeld aan de afdelingen die zijn meegegeven. Deze afdelingen dienen wel eerst door de beheerder ingevoerd te worden in TriasWeb.

Bestaande cliënten

De update van bestaande cliënten gaat op basis van cliëntnummer. Indien het cliëntnummer bekend is in TriasWeb (de cliënt is dan al eerder in TriasWeb ingevoerd), wordt de bijbehorende naam in TriasWeb overschreven met de naam die in het bestand staat. Ook het geslacht en de geboortedatum en de afdelingen (indien deze zijn toegevoegd) worden overschreven. Het cliëntnummer wordt niet gewijzigd.

Standaard worden cliënten die in het aangeleverde bestand staan, geactiveerd. Ook indien de cliënt voordien niet actief was (gedeactiveerd) zal hij na de verwerking van het bestand actief zijn. In de workflow onderaan dit document vul je in dit geval in dat je cliënten in het bestand WEL automatisch wilt activeren.

(Indien gewenst kunnen we het zo configureren dat 'actief/deactief' genegeerd wordt bij de import: was de cliënt voor de import gedeactiveerd, dan blijft de cliënt in TriasWeb gedeactiveerd. Dat betekent dat hij niet meer geselecteerd kan worden bij het doen van een melding. Dit gebruiken we als je niet alle cliënten van de organisatie aanlevert, maar alleen de nieuwe cliënten. In de workflow onderaan dit document vult je in dit geval in dat u cliënten NIET automatisch wilt activeren. Let op: dezer laatste optie is volgens de AVG niet juist.

Cliënten uit zorg

Het is mogelijk om geautomatiseerd cliënten te deactiveren. Dat betekent dat de meldingen die gemaakt zijn door deze cliënt nog wel blijven bestaan, maar dat de melder de cliënt niet meer kan selecteren voor een nieuwe melding. 

Standaard deactiveren we alle cliënten van jouw organisatie vooraf. Dat betekent dat we in het geheugen tijdens het importproces alle cliënten van jouw organisatie op deactief zetten. Daarna laten we de import lopen en alle cliënten die in het aangeleverde bestand staan worden op actief gezet en indien nodig gewijzigd of anders toegevoegd. De melder merkt er niets van dat cliënten worden gedeactiveerd en meteen daarna weer worden geactiveerd. Als je handmatig een cliënt deactiveert die wel in het bestand staat, wordt deze bij de volgende import weer op actief gezet. Wil je dit voorkomen, vink dan ‘Niet automatisch deactiveren’ bij die client aan.

Een externe cliënt (bijvoorbeeld een testcliënt) welke niet in het aangeleverde bestand staat, wordt steeds weer gedeactiveerd bij een volgende import. Dit kun je voorkomen door voor die persoon in het cliëntbeheerscherm het vakje 'Niet automatisch deactiveren' aan te vinken. Je kunt ook als beheerder een lijst uitdraaien (via beheerdersrapportages) van alle cliënten die deze optie aan hebben staan.

Sommige cliënten moet nog een melding gedaan worden voordat ze uit TriasWeb verdwijnen, maar ze zijn wel al uit zorg. Voor die situaties kun je een ‘periode na datum uit zorg’ opgeven. Als je de periode 30 dagen maakt, worden cliënten die uit zorg zijn, nog 30 dagen lang in TriasWeb getoond (dit is niet bij alle cliëntimports mogelijk. Vraag dit na bij je adviseur).