Gegevensverwerking organisatieimport

Wellicht kan de organisatiestructuur van de zorgorganisatie niet letterlijk overgenomen worden, aangezien in TriasWeb slechts een beperkt aantal niveaus ingevoerd kunnen worden.

Het is mogelijk om minder niveaus in te richten dan hierboven genoemd. Meer dan dit aantal is niet mogelijk.

Hoe werkt het precies

Indien een organisatorische eenheid (OE) aangeleverd wordt, wordt gecontroleerd of deze OE al bestaat in TriasWeb. Het controleren of een OE al bestaat, wordt gedaan op basis van jullie OE-code. Die moet dus meegeleverd worden en opgenomen in TriasWeb.

Wanneer de OE-code nog niet in TriasWeb staat, zal dat vooraf gedaan moeten worden. TriasWeb kan niet importeren op basis van de naam van de OE, omdat een naam van een OE vaker kan voorkomen binnen een zorgorganisatie. Je kunt elke OE een code geven via de schermen van TriasWeb.

Bestaande OE

Als een OE bestaat in TriasWeb, dan wordt deze bijgewerkt. De bij te werken velden zijn

• naam

• actief/deactief voor meldingen. Dit is configurabel, en kan dus aangepast worden door Triaspect.

• kostenplaats

• koppelcode

• hoofdverantwoordelijke. De aangeleverde hoofdverantwoordelijke wordt toegevoegd. Als dat een fout oplevert, omdat deze persoon deactief is, of niet de juiste rol heeft, dan wordt de standaard hoofdverantwoordelijke toegevoegd.
  Let op bij het gebruik van e-mailtriggers naar bovenliggende organisatieonderdelen. De ontvanger van de e-mailtrigger is namelijk de hoofdverantwoordelijke van de locatie of de organisatie. Bespreek dit met jouw adviseur van Triaspect.

Nieuwe OE

Wanneer een OE die aangeleverd wordt niet in TriasWeb bestaat, wordt de OE aangemaakt.

Verouderde OE

Wanneer een OE in TriasWeb bestaat, maar niet aangeleverd wordt, wordt de OE gedeactiveerd. Als dit ongewenst is, kan dit door Triaspect aangepast worden. Een OE die deactief is, kan niet meer gekozen worden bij het doen van een melding. Echter, het is wel mogelijk om te analyseren op deze OEs, want ze blijven wel zichtbaar in de rapportages en de analyseschermen.

OEs die in TriasWeb bestaan maar geen oe-code hebben, kunnen uitgeschakeld worden. Zie dit als een opschoonactie: alleen OEs met OE-code blijven over.

Verantwoordelijke koppelen

U levert een standaard verantwoordelijke aan (zie workflow) die gebruikt wordt indien er geen andere verantwoordelijke beschikbaar is voor een OE.

Indien er een verantwoordelijke is meegeleverd voor de OE, en de verantwoordelijke is actief en heeft de rol van afdelingsbeheerder of hoger, dan wordt deze verantwoordelijke gekoppeld aan de OE.

Indien geen verantwoordelijke is meegeleverd voor de OE, wordt de standaard verantwoordelijke als verantwoordelijke aan de OE gekoppeld.

Let op, bij een OE waarvan alleen de kostenplaats wijzigt kan de verantwoordelijke toch wijzigen. Dat gebeurt als er een verantwoordelijke gekoppeld is die niet actief is of niet de juiste rol heeft. Bij het opslaan van de wijzigingen (kostenplaats in dit geval) wordt namelijk door de importfunctie ook gecontroleerd of de verantwoordelijke de juiste rol heeft en actief is. Als dat niet zo is, wordt de standaard verantwoordelijke toegewezen.

Let op! Indien u gebruik maakt van e-mailtriggers naar bovenliggende organisatieonderdelen (dus van afdeling een niveau omhoog naar de locatie, of twee niveaus omhoog naar de hoofdorganisatie) en de standaard verantwoordelijke wordt gekoppeld aan de locatie of de hoofdorganisatie, dan wordt de standaard verantwoordelijke de nieuwe ontvanger van de e-mailtrigger.