Totaalanalyse (geavanceerd analyseren)

Veelgestelde vragen

Waarvoor gebruik ik de totaalanalyse?

Als je op zoek bent naar een specifieke melding en je weet het nummer.

Als je op zoek bent naar de meldingen van een specifieke cliënt.

Als je op zoek bent naar het antwoord op een specifieke vraag, kun je op dit scherm terecht. Denk bijvoorbeeld aan een complexe vraag als: “op welk uur van de dag komen deze incidenten voor: medicatie-incident waarbij een van de oorzaken is dat er niet gehouden is aan het zorgleefplan?”

Hoe kan ik een melding zoeken op nummer?

In het scherm totaalanalyse (ook wel "Analyseren meldingen" genoemd) kan er gezocht worden op een specifieke melding door op het meldingsnummer te zoeken. Klik op de knop (Enter werkt niet).

Kan ik zoeken zonder een traject te selecteren?

Ja, je ziet dan wat minder opties, maar het kan zeker. Dit wordt vaak gebruikt wanneer je wilt kijken bij welke meldingen een client betrokken is.

Waarom zou ik kiezen voor een traject?

Hiermee maak je de keuze van welke module op het meldplein je een analyse wilt maken bijvoorbeeld “meld een incident” of “klachten en signalen”. Pas als het traject is geselecteerd verschijnen de opties ‘Type incident’ en ‘Vragen & Antwoorden’.

Hoe kan ik analyseren op een specifieke vraag?

Na het selecteren van een module (bijv. Meld een incident) komen er twee selectiemogelijkheden bij: Type incident (dat is de route) en Vragen & antwoorden. Bij Vragen & antwoorden zie je alle vragen die in dit traject worden gesteld. Je kunt ook specifieke vragen stapelen, zie hiervoor Hoe kan ik meerdere vragen toepassen?

Hoe maak ik een analyse van de meldingen voor één cliënt?

Analyseren op naam van een cliënt kan alleen indien je daartoe geautoriseerd bent. Daarnaast kan de autorisatie binnen jouw organisatie zo ingericht zijn dat je alleen kunt analyseren op cliënten die gekoppeld zijn aan jouw afdeling of locatie. 
Type de naam of letters uit de naam van de cliënt waarnaar je op zoek bent in en selecteer de juiste cliënt uit de lijst. 

Hoe kan ik analyseren op een specifieke rol?

Indien gebruik gemaakt wordt van betrokkene rollen kan hierop ook gezocht worden. Als je een optie selecteert worden alleen meldingen getoond waaraan een betrokkene gekoppeld is met deze rol. Als je ook zoekt op een cliënt (zie punt hierboven) dan zoek je alleen meldingen waarbij de cliënt met deze rol(len) betrokken was. Op deze wijze kun je bijvoorbeeld heel gericht zoeken naar alle incidenten waarbij de cliënt als dader betrokken was.

Hoe kan ik analyseren met een zoekterm?

In het veld zoekterm kun je zelf een willekeurige zoekterm intypen, bijvoorbeeld "tillift". Je zoekt alleen in de gegevens van meldingen die door de melder of de afhandelaar zijn ingetypt. Antwoorden bij vinkjesvragen worden niet meegenomen.

Hoe kan ik analyseren op de status van een melding?

In het veld status kun je zoeken op verschillende statussen van meldingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende statussen:

1. Ingediend: de melding is ingediend bij de afhandelaar en verder is er nog niets mee gebeurd. 

2. In behandeling: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar of een gedelegeerde heeft de melding in behandeling genomen en halverwege opgeslagen. De melding is nog niet volledig afgehandeld. 

3. Overgedragen: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar of een gedelegeerde heeft de melding overgedragen aan een ander. De melding is nog niet afgehandeld.

4. Geregistreerd: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar of een gedelegeerde heeft de melding direct geregistreerd. Er is geen extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar.

5. Afgehandeld: de melding is ingediend bij de afhandelaar en de afhandelaar of een gedelegeerde heeft de melding in behandeling genomen en daarna afgehandeld. Er is extra informatie aan de melding toegevoegd door de afhandelaar. Mogelijk zijn er ook extra meelezers door de afhandelaar toegevoegd of is er een verbeteractie aan de melding gekoppeld. 

   Let op: open/concept meldingen worden niet getoond in de analyse. Pas als de melding is ingediend, kan de melding worden geanalyseerd. Om open meldingen terug te vinden, kijk bij meldingsbeheer (alleen voor beheerders). 

Hoe kan ik analyseren voor meerderen organisatieonderdelen tegelijkertijd?

Als je bij organisatieonderdelen niks instelt, wordt er niet gefilterd en wordt er gezocht in alle organisatie eenheden. Er kan gefilterd worden op één of meerdere organisatieonderdelen. Indien je op meerdere onderdelen wilt filteren verschijnt er een link "Maak een selectie". Klik op de link en zet vinkjes voor de organisatieonderdelen waarop je wilt filteren. Hiermee kunt je bijvoorbeeld filteren op alle dagbestedingsafdelingen binnen jouw organisatie. Klink onderaan jouw selectie op de knop "opslaan" of "terug". (De benaming verschilt afhankelijk van de inrichting. Beide knoppen slaan de selectie op en gaan terug naar de totaalanalyse.)

Hoe kan ik analyseren op de risicofactor van een melding?

Selecteer één of meerdere risicofactoren waarop je filtering wilt toepassen. Bijvoorbeeld alleen risicofactor 2 en 3 om de incidenten met een hoog risico te bekijken/analyseren. 

Welk datumtype kies ik bij het maken van een analyse?

Doorgaans wordt er geanalyseerd op incidentdatum: de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden. Er kan echter ook geanalyseerd worden op mutatiedatum: datum waarop de melding voor het laatst van status is gewijzigd. In de meeste gevallen heeft de incidentdatum de voorkeur en daarom kun je deze filtering meestal ongewijzigd laten. 

Hoe bepaal ik de periode van de meldingen die ik wil zien in mijn analyse?

De periode staat standaard ingesteld op deze maand. Klik je op het pijltje dan kan er voor andere voorgedefinieerde periodes gekozen worden, bijvoorbeeld "dit kwartaal". Je kunt ook zelf een periode invoeren. Kies dan eerst voor de optie "vrije keuze". Pas dan kun je typen in de "van" en "t/m" datumvelden. 

Hoe kan ik analyseren op meldingen waar verbeteracties aangekoppeld zijn?

Ten slotte kan er gefilterd worden op meldingen met gekoppelde verbeteracties. Door bijvoorbeeld eerst een analyse te maken van alle medicatie-incidenten op een afdeling in het huidige jaar zonder gekoppelde verbeteracties en daarna dezelfde zoekactie met gekoppelde verbeteracties, zie je op hoeveel meldingen er wel en niet een verbeteractie is ingezet. 

Waarom zie ik geen meldingen bij mijn zoekactie?

Vergeet niet om na je selectie op de knop "Zoeken" rechtsonder te klikken. Doe je dit niet, dan worden de resultaten niet ververst. Zie je nog steeds geen meldingen? Dan kan het zijn dat er geen meldingen gemaakt die passen bij de gekozen filters.

Hoe kan ik meerdere vragen/filters tegelijkertijd toepassen?

De knop ‘Zoeken binnen de huidige set’ wordt geactiveerd indien er bovenaan een vraag en tenminste een antwoord is geselecteerd, en daarna op de knop zoeken is geklikt. Je kunt vervolgens binnen de eerste filtering verder zoeken op een antwoord op een andere vraag, bijvoorbeeld:

1. Type melding: meld een incident

2. Type melding: vallen

3. Vraag en antwoord: wie zijn er betrokken (betrokkenen) → antwoord cliënt

4. Periode: vorig jaar

5. Zoeken

6. Vraag en antwoord: schade incident → antwoorden ernstig en fataal

7. Zoeken binnen de huidige set

Nu vinden we alle valincidenten van vorig jaar waarbij een cliënt betrokken is geweest met de schade ernstig of fataal. 

Hoe analyseer ik de open tekst velden van de meldingen gemakkelijk?

In TriasWeb is het mogelijk om een export te maken van de meldingen naar Excel. Op deze manier kan je de open tekst velden gemakkelijk per vraag onder elkaar lezen.

Hoe maak ik een export van de meldingen?

Met de knop Export maak je een export van alle meldingsgegevens naar Excel. De knop Export wordt geactiveerd indien bovenaan een type melding is geselecteerd en daarna op zoeken is geklikt. Ieder type melding bestaat namelijk uit een andere set aan kolommen in de export.

Hoe maak ik een grafiek?

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in grafieken. Dit maakt het analyseren gemakkelijker. De knop grafieken wordt zichtbaar op het moment dat er een zoekactie heeft plaatsgevonden. De knop grafieken staat onder de knop zoeken. 

Hoe bepaal ik welk niveau (afdeling/locatie/organisatie) ik terug zie in de grafiek?

Grafieken kunnen gegroepeerd worden op organisatieonderdeel. Zo kunnen bijvoorbeeld afdelingen met elkaar vergeleken worden indien je kiest voor afdeling. Indien je kiest voor locatie worden de geselecteerde locaties met elkaar vergeleken, etc. 

Hoe kan ik periodes/ afdelingen met elkaar vergelijken?

Eerst groepeer je de grafiek op het organisatieniveau wat je met elkaar wil vergelijken. Indien je kiest voor afdelingen worden de geselecteerde afdelingen met elkaar vergeleken, etc. Heb je in de totaalanalyse (1e scherm) op kwartaal geselecteerd dan kun je op het scherm grafiekkeuze (na dat je op grafieken hebt geklikt) een ander kwartaal kiezen om de gegevens tegen af te zetten. Indien je een jaar hebt geselecteerd dan kunnen de gegevens worden afgezet tegen een ander jaar. 

Welke grafiekoptie gebruik ik voor wat?

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in grafieken. Zie hiervoor Grafiektypes bij geavanceerd analyseren?

Hoe maak ik een rapportage?

De meldingen die gevonden zijn, kunnen weergegeven worden in rapportages. Zie hiervoor Rapportagetypes bij geavanceerd analyseren