Afdelingen

Zichtbaarheid

Het scherm is standaard alleen zichtbaar voor de applicatiebeheerder. Maar als u gebruikers de permissie Mag afdelingen beheren geeft, dan kunnen zij ook afdelingen beheren. Een afdelingsbeheerder hoeft geen afhandelaar te zijn van de afdeling. Zolang de afdeling binnen de autorisatiescope van de afdelingsbeheerder ligt, is het goed. Rollen en permissies kunt u instellen op de autorisatieschermen.

Functies van het scherm

Het scherm Afdelingen beheren bestaat uit drie tabs. Op de eerste tab kunt u afdelingen beheren. Op de tweede tab kunt u gebruikers (medewerkers) aan de afdeling koppelen en op de derde tab kunt u cliënten aan de afdeling koppelen. Meer informatie over wat dat precies betekent voor de werking van TriasWeb kunt u vinden op de pagina Autorisatiescope.

Afdelingsconfiguratie

Om een afdeling te bekijken, selecteert u de juiste organisatie en de juiste locatie. Er verschijnt een lijst afdelingen. Klik op een van de knoppen om een actie te starten.

• Nieuw: U kunt een nieuwe afdeling aanmaken. Zorg ervoor dat degene die u als afhandelaar wilt koppelen aan deze afdeling al bestaat in TriasWeb en dat deze medewerker de juiste rol heeft (afdelingsbeheerder of hoger). Dit geldt ook voor gedelegeerden die u wilt koppelen.

• Verwijderen: U kunt afdeling niet verwijderen als er nog meldingen aan gekoppeld zijn. Wilt u de afdeling wel verwijderen, dan dient u de meldingen eerst om te hangen naar een andere afdeling. Zie hiervoor meldingen beheren. Nadat u een afdeling verwijderd hebt via de knop Verwijderen krijgt u op dezelfde plek 2 knoppen te zien: Bewaren en Annuleren. Klik op Bewaren om de afdeling daadwerkelijk te verwijderen.

• Bewerken: Hiermee kunt u een afdeling wijzigen.

Eigenschappen van een afdeling

De eigenschappen zijn pas te wijzigen nadat u op de knop Bewerken heeft geklikt. De knoppen veranderen dan in Annuleren en Bewaren. U moet altijd de knop Bewaren aanklikken als u de wijzigingen wilt bewaren.

• Naam. Namen van afdelingen worden getoond in sommige grafieken en tabellen. Hoe langer de naam is, hoe minder ruimte er voor de grafiek over blijft op de afbeelding. Probeer de namen dus kort te houden.

• Locatie. Het bovenliggende organisatieonderdeel. Deze wordt automatisch gekozen aan de hand van de lijstjes bovenaan de pagina. Maar dat kunt u dus hier nog wijzigen.

• Afhandelaar. Een afdeling dient altijd een afhandelaar te hebben, anders kunnen meldingen die op die afdeling gedaan worden door niemand opgepakt worden. Om een afhandelaar te selecteren klikt up op Selecteren. Er verschijnt een nieuw schermpje en daar vult u (een deel van) de naam van de medewerker in en klikt op zoeken. Als u niets invult en meteen op zoeken klikt krijgt u een lijstje te zien van de eerste 50 medewerkers die de juiste permissie hebben. Zit uw afhandelaar er niet tussen? Dan heeft deze medewerker waarschijnlijk niet de juiste permissie: Mag afhandelen. Kijk dan op de autorisatieschermen. Selecteer een medewerker en klik op de knop Bewaren. U heeft nu de geselecteerde gebruiker bewaard, maar voordat u de pagina verlaat moet u nog de afdeling bewaren.

• U kunt nu ook meerdere gedelegeerden koppelen aan een afdeling. Gedelegeerden zijn gebruikers die namens de afhandelaar mogen afhandelen. Zie hiervoor de best practice: Best practice meerdere afhandelaren. U klikt op Nieuw om een gedelegeerde toe te voegen, daarna werkt het net als het toevoegen van een afhandelaar. Wanneer u een gedelegeerde wilt verwijderen, selecteert u de gedelegeerde in de lijst en klikt op Verwijderen.
  Let op! Gedelegeerden hebben wel de permissie om af te handelen, maar ze moeten ook geautoriseerd zijn per traject. Dit kan via het scherm Autoriseren → Route.

• U kunt optioneel een kostenplaats invoeren

• De optie Deactief voor meldingen kunt u aanzetten indien u de afdeling niet meer wilt tonen in de lijst met afdelingen bij het doen van een melding (dus er kunnen geen nieuwe meldingen meer op gedaan worden) maar hem wel wilt zien en kunnen selecteren bij het analyseren van meldingen. Dit wordt vaak gebruikt als alternatief voor het verwijderen van een afdeling wanneer er nog meldingen aan gekoppeld zijn.

• Koppelcode. Wanneer u gebruik maakt van autorisatiescope (u koppelt gebruikers en cliënten aan afdelingen) en ook van de geautomatiseerde gegevensimport (alle medewerkers en cliënten worden via een synchronisatie in TriasWeb ingevoerd) dan dient u ervoor te zorgen dat de koppelcode die u hier invult, gelijk is aan de koppelcode(s) die u meegeeft bij de cliënten en medewerkers in de synchronisatie.

• Contactgegevens worden door Triaspect en TriasWeb niet gebruikt. Deze velden zullen op termijn verdwijnen. Gebruik ze liever niet.

Altijd bewaren

Bewaar uw wijzigingen (ook wanneer u de afdeling verwijderd heeft).

Gekoppelde gebruikers

De bovenste tabel geeft de gekoppelde gebruikers weer. Daar staat de afhandelaar en de gedelegeerden altijd tussen, de afdeling wordt automatisch aan hun autorisatiescope toegevoegd. De afhandelaar en de gedelegeerden kunnen daarom niet ontkoppeld worden.

Wilt u gebruikers ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere gebruikers en klik op de knop 'Gebruikers ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie dan de afdelingen overschrijft.

De onderste tabel geeft de gebruikers weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. U ziet hier alle gebruikers van de organisatie, ook als uw organisatie gebruik maakt van autorisatiescope. U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde gebruikers weergeven' aanklikken om alleen gebruikers te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kunt u ook alleen de handmatig gekoppelde gebruikers tonen.

Selecteer de gebruikers die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Gebruikers koppelen'.

Gekoppelde cliënten

De bovenste tabel geeft de gekoppelde cliënten weer. Wilt u cliënten ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere cliënten en klik op de knop 'Cliënten ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien u een geautomatiseerde cliëntsynchronisatie met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde cliëntsynchronisatie dan de afdelingen overschrijft.

De onderste tabel geeft de cliënten weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. U ziet hier alle cliënten van de organisatie, ook als uw organisatie gebruik maakt van autorisatiescope.

U kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde cliënten weergeven' aanklikken om alleen cliënten te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kunt u ook alleen de handmatig gekoppelde cliënten tonen.

Selecteer de cliënten die u aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Cliënten koppelen'.