Geautomatiseerde gebruikersimport (basis)

Veelgestelde vragen

Waarom heb ik een geautomatiseerde import van gebruikers nodig?

Medewerkers die gebruik willen maken van TriasWeb moeten bestaan in TriasWeb. Het e-mailadres dient bekend en ingeschakeld te zijn.

• Medewerkers loggen in met hun e-mailadres. Dat kan alleen als het e-mailadres in TriasWeb staat.

• Indien een melder een melding indient bij een afhandelaar, dient de afhandelaar te bestaan in TriasWeb

• Indien u een afdeling wilt aanmaken, dient er altijd een medewerker met de rol afdelingsbeheerder gekoppeld te worden aan de afdeling

• Indien een melding wordt overgedragen aan een andere afhandelaar, of ter informatie gestuurd wordt aan een andere medewerker, dient deze medewerker te bestaan in TriasWeb

• Indien informatieberichten verstuurd worden op basis van de ernst of een specifiek antwoord in een vraag (mailtriggers) dient de ontvanger te bestaan in TriasWeb

• Indien er gebruik gemaakt wordt van Out-of-office kan er alleen gekozen worden uit vervangers die in TriasWeb bestaan

Wat kost de geautomatiseerde gebruikersimport?

De geautomatiseerde gebruikersimport is onderdeel van de basislicentie. Er zijn dus geen extra kosten aan verbonden. Er is misschien nog geen koppeling tussen jouw ECD en TriasWeb. Neem dan contact op met de adviseur om te kijken of we die voor je kunnen ontwikkelen.

Hoe werkt de geautomatiseerde gebruikersimport?

Het is mogelijk om gebruikersgegevens in TriasWeb te importeren vanuit een bronsysteem. Een bronsysteem kan een HR systeem zijn zoals Afas, een ECD zoals Nedap of bijvoorbeeld Active Directory (AD). Je kunt op overzicht koppelingen bekijken welke koppelingen er nu zijn.

We kunnen in sommige gevallen de gebruikers importeren door de API van het bronsysteem aan te roepen. Van de gegevens uit het bronsysteem maken we een bestand en dat verwerken we in TriasWeb.

Als het bronsysteem geen API heeft dan kan je zelf een bestand maken en dat bestand op onze server zetten via sftp. Daarna wordt het op dezelfde manier verwerkt als het bestand wat door de API-koppeling gemaakt wordt.

Hoe werkt deze import met een API?

Met verschillende systemen hebben wij een koppeling gerealiseerd met een API. Dit betekent dat wij rechtstreeks de gebruikersgegevens kunnen importeren vanuit het bronsysteem. Bij het inrichten van TriasWeb bespreekt de adviseur de mogelijkheden met je.

Hoe werkt deze import met sftp?

Indien dit niet mogelijk is, kunnen we de gebruikers ook geautomatiseerd verwerken op basis van een gegevensbestand dat je voor ons klaargezet. Bij het inrichten van TriasWeb bespreekt de adviseur de mogelijkheden met je.

Wat is beter, via een API of via sftp?

Er is geen beter. Beide manieren zijn veilig. Gegevensimports via een API zijn beveiligd via een certificaat en/of een gebruikersnaam en wachtwoord. Ze worden altijd veilig verzonden. Gegevensimports via sftp zijn net zo veilig, want ook die gegevens worden via beveiligde verbinding naar ons verzonden. Ook whitelisten we het IP adres van de client die het bestand verstuurd.

Welke gebruikergegevens kunnen worden ingelezen door TriasWeb?

Naam (dit is één veld voor voornaam of -letters, tussenvoegsels en achternaam), e-mailadres en personeelsnummer. Deze zijn verplicht. Daarnaast kunnen nog koppelcodes meegegeven die gebruikt worden voor de autorisatiescope. Als je de TriasApi gebruikt kun je per gebruiker extra gegevens meegeven: de rollen van de gebruiker in TriasWeb en of en zo ja van welke organisatorische eenheid hij of zij afhandelaar is.

Wat doet de geautomatiseerde gebruikersimport?

• Nieuwe gebruikers worden automatisch aangemaakt.

• Gebruikers die uit dienst zijn, worden automatisch gedeactiveerd.

• Wijzigingen, zoals een aanpassing in de naamgeving, wordt automatisch bijgewerkt.

• Emailadressen worden automatisch bijgewerkt.

• In combinatie met de autorisatiescope, worden gebruikers direct gekoppeld aan de juiste organisatie-eenheden. Op deze manier wordt voorkomen dat gebruikers onterecht toegang hebben.

• Alleen bij de API: Aanpassingen die worden doorgevoerd in jullie bronsysteem, worden automatisch doorgevoerd in TriasWeb.

Hoe vaak vindt de synchronisatie plaats?

Dit is afhankelijk van jullie wensen. De standaard is vier keer per dag.

Waarom wordt mijn testgebruiker steeds uitgeschakeld?

De gebruiker staat niet in het bestand of in het bronsysteem. Los dit op door in het gebruikersbeheerscherm het vinkje ‘Niet automatisch uitschakelen’ aan te zetten bij deze gebruiker.

Hoe zit dat met de TriasAPI?

De TriasAPI kun je aanroepen vanuit je eigen programma. Daarmee kun je gebruikers in TriasWeb beheren. Lees hier meer over de TriasAPI.