Implementatiehandleiding eenmalige organisatie-import

Inleiding

In dit document vindt je informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van organisatie-eenheden naar TriasWeb. Juist interessant voor nieuwe klanten om via het opleveren van een bestand de volledige organisatiestructuur op te leveren.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn OE-code, OE-naam, kostenplaats, koppelcode, hoofdverantwoordelijke van de OE en het ID van de bovenliggende OE.

Organisatiebestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dien je een bestand aan te leveren met daarin de te importeren gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

Opgeslagen in UTF-16/Unicode (16).
Het is niet erg als er in het bestand meer kolommen staan dan verwerkt dienen te worden, zolang daar maar geen gevoelige persoonsgegevens staan (ihkv de AVG) en de kopregel overeenkomt.
Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.
Gebruik van kopregel is optioneel.
Door semicolon / puntkomma gescheiden kolommen.

De in te lezen waarden zijn:

OE-code (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).
OE-naam (alfanumeriek, verplicht). Deze naam wordt getoond in TriasWeb.
Kostenplaats (alfanumeriek, optioneel).
Koppelcodes (alfanumeriek, optioneel, door komma’s gescheiden). Indien de autorisatiemodus gebruikt wordt, is dit een verplicht veld. Op basis van deze waarde worden autorisaties (cliënten / gebruikers) vastgesteld.
Hoofdverantwoordelijke (e-mailadres, optioneel). Indien hoofdverantwoordelijke bij een of meerdere OEs niet is aangeleverd, wordt aan die OEs indien nodig, de standaard hoofdverantwoordelijke toegekend (zie onder).
MoederOE (alfanumeriek, verplicht voor locaties en afdelingen, moet leeg zijn voor hoofdorganisaties). Dit is de OE-code van de bovenliggende OE.

Als we uitgaan van onderstaande structuur, zou het bestand daaronder aangeleverd moeten worden.

Voorbeeld bestand met kopregel

OEcode;Naam;Kostenplaats;Koppelcodes;Hoofdverantwoordelijke;MoederOE
10;Intramuraal;123;10;;
100;Utrecht centrum;453;100;a.locatiemanager@amberzorg.nl;10
1000;Kersentuin Rood;888;1000;hoofd1@amberzorg.nl;100
200;Utrecht Oost;222;200;a.locatiemanager@amberzorg.nl;10
2000;Appelhof 1;237;2000;hoofd1@amberzorg.nl;200
2001;Appelhof 2;1075;2001;hoofd2@amberzorg.nl;200
50;Extramuraal;;50;;
500;Utrecht;;500;b.locatiemanager@amberzorg.nl;50
5000;Witte vrouwen;;5000;hoofd3@amberzorg.nl;500
5001;Overvecht;;5001;hoofd4@amberzorg.nl;500
600;Hilversum;24;600;c.locatiemanager@amberzorg.nl;50
6000;Centrum;7788;6000;hoofd3@amberzorg.nl;600

Verwerken van gegevens

Nieuwe OEs

De OE-code is de sleutel van het bestand. Ofwel, onze importfunctie kijkt of het OE-code al bestaat binnen TriasWeb. Als dat niet zo is, dan gaat het om een nieuwe OE. Het OE-code en de bijbehorende gegevens worden opgeslagen in TriasWeb. De OE wordt automatisch op 'actief' gezet. Voor het toevoegen van de verantwoordelijke, zie hieronder.

Verantwoordelijke koppelen

Indien er een verantwoordelijke is meegeleverd voor de OE en de verantwoordelijke is actief en heeft de rol van afdelingsbeheerder of hoger, dan wordt deze verantwoordelijke gekoppeld aan de OE.

Indien voor een OE geen verantwoordelijke is meegeleverd, of de gebruiker is deactief / heeft niet de juiste rol, wordt er een standaard verantwoordelijke aan de OE gekoppeld. Welke gebruiker dat moet zijn kan je apart aangeven bij de implementatie.

Overstappen van handmatige invoer naar automatische import

Let op, wanneer de organisatiegegevens voorheen handmatig zijn ingevoerd, zijn er geen OE codes aanwezig. Aangezien TriasWeb aangeleverde en bestaande OEs vergelijkt op basis van de OE code, dienen eerst de OE codes toegevoegd te worden. Dat kan door middel van een handmatige actie gebeuren (bij elke OE in TriasWeb een Extern ID invullen) of via een conversie.

Vragen?

Neem dan contact op via de Service Desk of met je adviseur bij Triaspect.