Gebouw risico-inventarisatie en evaluatie

Hoe bereid ik een Gebouw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) voor?

Bepaal tijdens de implementatie van de GebouwRI&E wie de risico-inventarisatie doet. Je kunt de risico-inventarisatie ook samen met collega’s invullen. Zorg dat de risico-inventarisatie ingediend wordt bij degene die ook de verbeteracties zal formuleren en uitvoeren. Het is handig om hiervoor een aparte afdeling aan te maken. Bijvoorbeeld afdeling vastgoed, onderhoud & facilitair. Maak de juiste persoon hoofdverantwoordelijke van deze afdeling, bijv. manager vastgoed, onderhoud & facilitair.

Hoe zet ik gebouwen in TriasWeb?

Tijdens de implementatie is het belangrijk de te toetsen gebouwen toe te voegen aan TriasWeb. Dit kan de klantbeheerder onder het menu-item beheren bij ‘subject/objectconfiguratie’.

Werkwijze:

Klik op nieuw
Vul de subject code in, deze is door de organisatie zelf te bepalen. Dit kan een cijferreeks zijn of bijvoorbeeld de cijfers van de postcode.
Vul de subject naam in, geef het gebouw een goed te herkennen naam.
Adres en postcode zijn niet verplicht in te vullen.
Zorg dat het vinkje bij actief aan staat.
Klik op bewaren.
Herhaal dit proces tot alle gebouwen in het systeem staan.

Hoe doe ik een Gebouw risico-inventarisatie?

Klik op de tegel Gebouw risico-inventarisatie op het meldplein.
Kies het gebouw.
De vragen zijn gebundeld in verschillende thema’s. Toets de gebouwveiligheid door de vragen met Ja/Nee of n.v.t. te beantwoorden.
Per risico-thema kun je optioneel opmerkingen toevoegen.
Je kunt de inventarisatie onderbreken door op bewaren en verlaten te klikken. Zo worden de beantwoorde vragen opgeslagen en kun je op een later moment verder. Deze open melding staat bij ‘mijn meldingen’ onder het menu-item melden.
Op de laatste pagina staat een overzicht van de inventarisatie. Als je hierop klikt krijg een eerste beeld van de risico’s.
Klik op ‘indienen’, en vervolgens op oké. Een ingediende melding kan niet meer worden gewijzigd.
De melding is nu voor de melder te zien bij ‘meldhistorie’ onder het menu item melden.

Hoe doe ik een gebouwevaluatie?

Om te kijken wat het meest opvalt gebruik je de volgende rapportages onder het menu-item analyseren:

a. Bij ‘risicoprofiel per organisatieonderdeel’ selecteer je ‘gebouw risico- inventarisatie ’ en kies het hoogste niveau (klant) en selecteer de organisatie. Nu krijg je een gemiddeld risicoprofiel van de thema’s van gebouwveiligheid van de hele organisatie in beeld. Dit geeft een globaal beeld van de hoogte van de risico’s per thema.

b. Bij ‘risicoprofiel gebouw’ selecteer je het gebouw dat je wilt bekijken. Je krijgt dan het laatste profiel van het gebouw.

c. Bij de ‘detailrapportage’ kies je ook voor ‘gebouw risico-inventarisatie’ en klantniveau en kun je nog dieper ingaan op de details van de thema’s. Selecteer de thema’s die je in het overzicht terug wilt zien. De grafieken geven per vraag inzicht en je kunt de spreiding tussen ja en nee antwoorden zien.

In de ‘totaalanalyse’ kun je het risicoprofiel opzoeken. Dit doe je door te kiezen voor het traject gebouw risico-inventarisatie en vervolgens de gewenste periode. De rest van de filtervelden hoef je niet aan te passen. Scrol naar beneden om de inventarisaties te zien.
Klik de inventarisatie open door er éénmaal op te klikken. Wanneer je rechtsonder op ‘afdrukken’ klikt, zie je een pdf met de antwoorden die er gegeven zijn. Indien er nee is geantwoord, moet hier een verbeteractie voor gemaakt worden.
Evalueer bij voorkeur met een team van betrokkenen.

Tip: maak een Excelbestand door na afdrukken het profiel als xls op te slaan. In dit document kun je aantekeningen maken, waarom je bijvoorbeeld er níet voor kiest om van een risicothema een verbeteractie te maken. Dit document kun je desgewenst opslaan bij de verbeteractie.

Waar zet ik de acties naar aanleiding van een gebouwevaluatie?

Nu zijn de risico’s getoetst en kunnen er verbeteracties gemaakt worden. Dit kan op verschillende manieren.

A. Aanbevolen: Degene die gemeld heeft, heeft ditzelfde overzicht in zijn of haar ‘meldhistorie’ staan. Degene bij wie deze risico-inventarisatie ingediend is, heeft het in ‘afhandelhistorie’ staan. Zie ook het kopje ‘Hoe vind ik mijn gebouwrisico-inventarisatie terug?’ hieronder. Er is een actieknop zichtbaar met ‘verbeteractie maken adhv deze risico-inventarisatie’. Hiermee kun je een gekoppelde verbeteractie maken. Vergeet niet de titel van de verbeteractie te beginnen met de naam van het gebouw of gebouwen. In de meld- of afhandelhistorie zullen de gekoppelde verbeteracties zichtbaar zijn. In feite is dit je plan van aanpak. Wanneer je op afdrukken klikt, kun je je overzicht ook opslaan. Dit is je plan van aanpak.

B. Indien je niet de melder of de afhandelaar van de inventarisatie bent, dus je hebt de risico-inventarisatie niet gemaakt of hij is niet bij je ingediend, dan kun je met de pdf van het profiel ernaast (via totaalanalyse), losse verbeteracties maken. Ga naar het menu-item verbeteren en klik op verbeteracties of klik op de tegel verbeteractie op het meldplein. Vergeet niet de titel van de verbeteractie te beginnen met de naam van het gebouw of gebouwen.

Kijk voor het maken van een verbeteractie bij de pagina verbeteractie aanmaken. Vergeet de verbeteractie niet te evalueren.

Tip: Via de verbeteranalyse is het altijd mogelijk om inzicht te krijgen in de verbeteracties. Door te zoeken op RI&Ethema gebouw en periode krijg je een mooi overzicht van de (lopende) acties.

Hoe vind ik mijn gebouwrisico-inventarisatie terug?

Ga naar Melden → Gebouwmelding zoeken. Selecteer het gebouw waarvan je de meldingen wilt zien. Er verschijnt een lijst met alle gebouwrisico-inventarisaties voor dat gebouw die binnen jouw autorisatiescope zijn gedaan. Bij de gebouwrisico-inventarisaties die jij zelf kunt inzien omdat je melder, afhandelaar of meelezer bent, staat een link. Via die link kun je de risico-inventarisatie zien en verbeteracties toevoegen.

Als er geen link staat, kun je de risico-inventarisatie wel inzien door op nummer te zoeken in de Totaalanalyse. Daar kun je geen verbeteracties toevoegen.