Voorbereiding toetsing organisatiebrede RI&E

Wat is het proces van een organisatiebrede RI&E?

De RI&E in TriasWeb heeft een branche - goedkeuring. De vragenlijsten zijn volledig, de teamevaluatie biedt de juiste ondersteuning aan de teams en de plannen van aanpak kunnen gevuld worden met verbeteracties volgens de pdca-cyclus. Bij een toetsing moet de informatie makkelijk te vinden zijn.

Alle onderdelen moeten geïnventariseerd en geëvalueerd zijn. En ook van alle onderdelen moet een plan van aanpak te zien zijn. In de toets wordt er dan een steekproef gedaan. In het geval van een langdurige uitrol kun je kiezen voor een opgeknipte toetsing, dus meerollend met de uitrol. In principe hoeft de toetser niet elk bedrijfsonderdeel te zien, maar er wel vertrouwen in hebben, dat het gedaan is. Houd altijd voor ogen: als de arbeidsinspectie op de stoep staat, moet je een actuele RI&E onmiddellijk kunnen laten zien, van welk organisatieonderdeel ze dat ook vragen.

Wat is de inhoud van een organisatiebrede RI&E?

1. Werkrisico’s

• Uitkomst van medewerker risico-inventarisatie: grootste of opvallende risico’s per organisatie onderdeel (teams/locatie/organisatie)

• Plan van aanpak teamevaluatie: risico’s, knelpunten en verbeteracties

• MIM-meldingen in beeld en gekoppelde verbeteracties

2. Gebouwrisico’s

• Uitkomst van gebouw risico-inventarisatie: grootste risico’s per gebouw (losse en gekoppelde acties)

• Eventueel gemiddelde gebouwrisico’s over de organisatie

• Verbeteracties m.b.t. gebouwveiligheidsthema’s met in de aanleiding de beschrijving en de prioriteit / risico classificering van de evaluatie, zodat het helder is waarom de verbeteractie wordt gemaakt.

3. Beleidrisico’s

• Uitkomst van beleid risico-inventarisatie: grootste risico’s van het arbo-beleid (losse en gekoppelde acties)

• Verbeteracties m.b.t. arbobeleid met in de aanleiding de beschrijving van de evaluatie, zodat het helder is waarom de verbeteractie wordt gemaakt.

Belangrijk is, dat de uitkomst van de RI&E echt herkend wordt. Dat is een belangrijke toevoeging in de evaluatie, die we duidelijk moeten communiceren. Een toetser zal hier zeker naar vragen.

Wat is de werkwijze van een organisatiebrede RI&E?

Risicoprofielen

1. Je genereert een rapport op klant of organisatieniveau van de medewerker risico-inventarisatie via risicoprofielen. Je krijgt dan alle actuele risicoprofielen die onderliggend zijn aan het klant- of organisatieresultaat. Deze afbeelding kun je gebruiken voor een rapport of presentatie.

2. Je genereert een rapport op locatie of afdelingsniveau (afhankelijk van de doelgroep). Ook deze worden in een presentatie of rapport geplakt.

3. Vervolgens stel je de vraag: wat valt je op? Je kijkt naar de spreiding van de antwoorden, de verschillen en de overeenkomsten. Belangrijk is ook of men de resultaten herkent.

Het is een trechter: je begint breed en gaat steeds meer de diepte in (het wordt dus gedetailleerder).

Detailrapportage

1. Je pakt de 3 hoogst scorende risico’s van de medewerker risico-inventarisatie eruit en gaat deze naar boven halen in de detailrapportage op klant of organisatieniveau.

2. Op elke vraag zie je nu de verdeling van de antwoorden. Je kunt dit rapport afdrukken of de afbeeldingen kopiëren voor eigen rapport of presentatie.

3. Stel hierbij de vraag: wat valt op, wat had je verwacht en wat juist niet? Herken je de resultaten? Nu heb je de oorzaken van de hoogste risico’s vanuit de medewerker risico-inventarisatie in beeld. Beschrijf dit in je rapport.

4. Ga naar de detailrapportage en haal de teamevaluaties naar boven op klant of organisatieniveau. Kies de onderdelen die passen bij je gekozen thema (bijv. fysieke belasting). Maak je rapport. Afbeelding kopiëren en plakken in presentatie of rapport.

5. Stel hierbij de vraag: wat valt op, wat had je verwacht en wat juist niet?

6. Naast de antwoorden op de risico-inventarisatie staan nu de teamevaluatie antwoorden. Er is last van fysieke belasting, wat wordt er al aan gedaan? Hoe staan de maatregelen ervoor? Beschrijf dit in je rapport.

7. Betrek hierbij de medewerker incidentmeldingen die gedaan zijn. Komen deze overeen met de risico’s die in beeld zijn? Beschrijf in je rapport.

Veelgestelde vragen bij het doen van een organisatiebrede RI&E:

• Welke teams hebben hoeveel medewerker risico-inventarisaties/ teamevaluaties?

Ga naar de Totaalanalyse en kies voor traject medewerker risico-inventarisatie of teamevaluatie en de periode (NB kies de periode waarin de evaluaties zijn gedaan. Kan ook over de jaargrens heen met ‘vrije keuze’). Je ziet onder in het scherm het aantal teamevaluaties van de hele organisatie. Maak een grafiek met de grafiekoptie totalen per organisatieonderdeel. Je ziet nu het aantal medewerker risico-inventarisaties of teamevaluaties per team/afdeling.

• Hoe breng je de aan teamevaluatie gekoppelde verbeteracties in beeld?

  • Plan van aanpak

  • Totaalanalyse : vink ‘alleen meldingen tonen met gekoppelde verbeteracties’ aan. Je ziet dan hoeveel teamevaluaties ook gekoppelde verbeteracties hebben. Vervolgens klik je op het linkje “Naar de gekoppelde verbeteracties” (je komt dan in het scherm verbeteranalyse). Je klikt vervolgens op de knop grafieken en selecteert de optie: “totalen per organisatieonderdeel per evaluatiestatus”. Je ziet dan wat de status is van de gekoppelde verbeteracties aan de teamevaluaties per team.

• Hoe zie je op welke RI&E thema’s er acties zijn geformuleerd?

  • Detailrapport > verbeteractie > rie thema’s. Je ziet dan op welke RI&E thema’s er acties zijn gemaakt, hier kan je op doorklikken.

  • Verbeteranalyse > traject: verbeteractie > vragen en antwoorden : hoofdthema RI&E > selecteer evt werk, gebouw of beleid > periode > zoeken. Je ziet nu zowel de gekoppelde als de losse verbeteracties.

• Hoe breng ik mijn gebouw risico’s en plan van aanpak in beeld?

Zie Gebouw risico-inventarisatie en evaluatie

• Hoe breng ik mijn arbobeleid risico’s en plan van aanpak in beeld?

Zie Beleid risico-inventarisatie en evaluatie

• Hoe breng ik mijn mijn incidenten in beeld waar medewerkers bij betrokken zijn?

Als jullie organisatie ook incidentmeldingen maakt in TriasWeb kan je via de totaalanalyse of detailrapport de meldingen waar medewerkers bij betrokken zijn en schade van hebben ondervonden bekijken. Komen deze overeen met de risico’s die naar boven komen? Hoeveel meldingen? Welke type incidenten? Zijn er (gekoppelde) verbeteracties (verbeteranalyse > vraag en antwoord: type incidenten > kies de arbo routes)? Neem de afbeeldingen op in je rapport en beschrijf in je rapport de bevindingen.